vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Inwentaryzacja aktywów i pasywów w 2013 r. - Dodatek nr 13 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 20 (356) z dnia 20.10.2013

Informacje zamieszczone na potwierdzeniu salda, gdy saldo jest niezgodne

Otrzymaliśmy prośbę o potwierdzenie salda z naszym kontrahentem na dzień 31 października. Niestety saldo jest niezgodne, ponieważ faktury składające się na saldo naszego zobowiązania zapłaciliśmy przelewem właśnie 31 października. Co napisać na potwierdzeniu salda?

W procesie potwierdzania sald uczestniczy zarówno wierzyciel, jak i dłużnik. Mimo że to do wierzyciela należy inicjatywa wysłania potwierdzenia salda dłużnikowi, to jednak do otrzymanego od wierzyciela "potwierdzenia sald" dłużnik powinien się ustosunkować.

W przepisach bilansowych nie ma ustalonego wzoru druku "Potwierdzenie sald". Dlatego sam dokument może wyglądać różnie, w zależności od ustaleń przyjętych w danej jednostce. Najczęściej stosowany jest druk składający się z dwóch odcinków "A" i "B". Otrzymaną część "A" odbiorca zatrzymuje u siebie, natomiast odcinek "B" odsyła wystawcy z potwierdzeniem stanu należności wierzyciela (a swoich zobowiązań) lub z informacją o ewentualnych rozbieżnościach.

Jeśli więc saldo i pozycje, które się na nie składają, wykazane przez wierzyciela na dokumencie potwierdzenia sald, są zgodne z zapisami i dowodami księgowymi w księgach rachunkowych dłużnika, to dłużnik powinien saldo potwierdzić, przykładowo umieszczając na części "B" potwierdzenia sald informację: "saldo zgodne, data, pieczątka i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania".

W sytuacji gdy informacje wykazane na potwierdzeniu sald nie są zgodne z księgami dłużnika, wskazane jest powiadomić wierzyciela o tym, które pozycje są niezgodne i z jakich powodów. Może to nastąpić przykładowo w formie adnotacji na części "B" potwierdzenia sald odsyłanej do wierzyciela. Informacja zamieszczona na druku "Potwierdzenie salda" może przedstawiać się następująco: "saldo niezgodne, wymienione faktury (można podać numery faktur, kwoty) zostały przez nas uregulowane przelewem bankowym w kwocie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , dnia 31 października 2013 r., data, pieczątka i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania".

Dłużnik może też, na przykład na części potwierdzenia sald, którą zamierza odesłać do wierzyciela, umieścić jedynie informację: "saldo niezgodne, data, pieczątka i podpis osoby upoważnionej do jego podpisania", natomiast specyfikację różnic załączyć na osobnej kartce lub w formie wydruku (zestawień) z własnego systemu księgowego.


Kontrahent wystawił fakturę 31 października i wystąpił o uzgodnienie salda na ten dzień. Faktura wpłynęła do nas w listopadzie. Czy rejestrując dostawę w księgach rachunkowych października na podstawie polecenia księgowania, jako dostawę niefakturowaną, powinnam potwierdzić saldo na dzień 31 października, czy napisać saldo niezgodne? Czy potwierdzenie salda powinno wynikać tylko z konta "Rozrachunki z dostawcami"?

Jednostka może potwierdzić zgodność salda swoich zobowiązań z należnościami kontrahenta na dzień 31 października. Fakt, iż jednostka na ten dzień nie ujęła faktury w swoich księgach, nie oznacza niezgodności salda.

Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Inwentaryzacją w drodze potwierdzenia sald objęte są należności, czyli salda kont rozrachunkowych należności widniejące w księgach rachunkowych wierzyciela oraz salda kont rozrachunkowych zobowiązań w księgach dłużnika, za wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, ponieważ są to należności przez dłużników kwestionowane (zob. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

Co do zasady uzgodnienie sald należności potwierdza istnienie nieuregulowanych na dzień przeprowadzenia uzgodnienia kwot należności wykazanych w księgach rachunkowych wierzyciela, a zarazem niekwestionowanych przez ich dłużników kwot zobowiązań.

W sytuacji opisanej w pytaniu, w listopadzie do jednostki (dłużnika) wpłynęła faktura wystawiona 31 października, którą wierzyciel zaksięgował i ujął w potwierdzeniu sald wystawionym na dzień 31 października. Natomiast jednostka pytająca prawdopodobnie ujęła fakturę w listopadzie, tj. miesiącu jej otrzymania, a w księgach rachunkowych października ujęła jedynie przyjęcie towarów (materiałów), zapisem:

      - Wn konto 31 "Materiały" lub 33 "Towary",
      - Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Na dzień 31 października w księgach rachunkowych jednostki figurowało saldo Ma konta 30 "Rozliczenie zakupu" odzwierciedlające dostawy niefakturowane.

Gdyby jednostka otrzymała fakturę jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za październik, to mogłaby w całości ująć ją w księgach października, zapisami:

   a) wartość w cenie zakupu:
      - Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w następnych miesiącach:
      - Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie" (w analityce: VAT do odliczenia w następnych miesiącach),
   c) łączna kwota zobowiązania:
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Bez względu jednak na moment ujęcia przez jednostkę faktury zakupu w jej księgach rachunkowych (chociaż właściwszym w naszej opinii jest okres, którego ta faktura dotyczy, tj. październik), może ona potwierdzić zgodność salda należności wierzyciela, a swoich zobowiązań na dzień 31 października.

Z danych zawartych w pytaniu wynika, że zarówno fakturę, jak i prośbę o potwierdzenie salda jednostka otrzymała w listopadzie. Towar (materiał) został przyjęty do magazynu jeszcze w październiku. Zatem na dzień 31 października jednostka znała już wartość zobowiązania.

W świetle bowiem prawa bilansowego powstanie zobowiązania nie ma związku z datą wystawienia faktury, czy też z terminem płatności zobowiązania lub terminem jego wymagalności. Powstanie zobowiązania związane jest, w przypadku jednostki pytającej, z datą dostarczenia towaru lub materiału. To właśnie fakt jego dostarczenia powoduje po stronie dłużnika obowiązek wykonania świadczenia (zapłaty). Sprzedawca natomiast, wystawiając fakturę w późniejszym terminie, przesuwa jedynie termin zapłaty, ale nie moment powstania zobowiązania.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Terminarz

wrzesień 2014
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
7
9
11
13
14
16
17
19
20
21
23
24
26
27
28
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
Sklep internetowy - www.sklep.gofin.pl
Przewodnik Prenumeratora - www.PrzewodnikPrenumeratora.gofin.pl
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60