Formalne przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji za 2019 r.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury odpowiedzialny jest kierownik jednostki (gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie). Odpowiedzialność w tym zakresie nie może być scedowana na inną osobę ani inny podmiot.

Zauważmy, że ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii formalnych oraz technicznych związanych z przeprowadzeniem prac inwentaryzacyjnych.

Wskazówki i zalecenia dotyczące prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji można odnaleźć w Stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Stanowisko to wyjaśnia bowiem problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów, a także omawia dobre praktyki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji.

Krajowe Standardy Rachunkowości, w tym KSR w sprawie inwentaryzacji, dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl w dziale Rachunkowość

Właściwa organizacja sprzyja sprawnemu przebiegowi spisu z natury. Decyduje o jej wiarygodności, a jednocześnie pozwala na zmniejszenie czaso- i kosztochłonności czynności spisowych oraz ograniczenie zakłóceń działalności jednostki podczas spisu.

Obowiązki kierownika jednostki dotyczące inwentaryzacji

Zgodnie z zapisami ww. Stanowiska, do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wchodzi między innymi:

1) powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego,

2) wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: datę przeprowadzenia inwentaryzacji, datę rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych),

3) powiadomienie biegłego rewidenta o tych terminach, jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu (zgodnie bowiem z art. 66 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki powiadamia odpowiednio wcześniej o terminie spisu podmiot uprawniony, z którym zawarto umowę o badanie, aby umożliwić biegłemu rewidentowi udział w spisie istotnych składników zapasów),

4) nadzór nad przebiegiem spisu i rozliczeniem jego wyników.

Kierownik jednostki może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności w ww. zakresie, a w szczególności od stworzenia warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu.

Mając na uwadze fakt, że inwentaryzacja jest elementem rachunkowości, a jej terminowe i właściwe przeprowadzenie warunkuje rzetelność i kompletność ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego, zadaniem księgowego jest wspomaganie kierownika jednostki w sprawach dotyczących inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury.