vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Koszty działalności operacyjnej w ewidencji księgowej - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 35 (1492) z dnia 30.04.2018

Koszty podróży służbowej pracownika

Pracownicy naszej firmy wysyłani są w delegacje na terytorium Polski. W którym momencie i w ciężar jakiego konta zespołu 4 powinniśmy księgować koszty związane z podróżą służbową pracowników?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stanowi o tym art. 775 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).

Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Ujmuje się je - zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.

Ważne jest, że jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.

Jednostka, która ujmuje koszty na kontach zespołu 4, może przykładowo w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe), z dalszym wyodrębnieniem kosztów podróży służbowych. Może również przyjąć inne rozwiązanie polegające na wyodrębnieniu konta syntetycznego w ramach zespołu 4, np. 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

Wypłatę pracownikowi z kasy zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej można ująć w księgach rachunkowych na podstawie dowodu KW zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 10 "Kasa".

Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika). W tym celu pracownik przedstawia do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki. W przypadku delegacji obciążającej koszty podstawowej działalności operacyjnej poniesione wydatki można ująć:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Jeżeli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki (jeśli ją pobrał), to pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę. Potrącenie z wynagrodzenia pracownika nierozliczonej zaliczki ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Przykład

Założenia

  1. W dniach 9-11 kwietnia 2018 r. pracownik odbył krajową podróż służbową. Na wniosek pracownika wypłacono mu z kasy zaliczkę na poczet wydatków podczas tej podróży w wysokości 1.000 zł.
     
  2. Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając do niego rachunki dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę 1.050 zł. W tym samym dniu zatwierdzony został zwrot kosztów podróży służbowej. Kwota należna pracownikowi z tytułu tej podróży, w wysokości 50 zł, tj. 1.050 zł - 1.000 zł, została wypłacona pracownikowi z kasy jednostki.
     
  3. Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4, a koszty podróży służbowych ujmuje na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe).

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - wypłata zaliczki na krajową podróż służbową: 1.000 zł 23-4 10
2. PK - koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego rozliczenia: 1.050 zł 40 23-4
3. KW - rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranej przez niego zaliczki: 50 zł 23-4 10

Księgowania

Koszty podróży służbowej pracownika
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsięgowego.pl » 

Terminarz

maj 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
11
12
13
16
17
19
20
22
23
24
26
27
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60