Odpisywanie w koszty wartości materiałów na dzień zakupu

Materiały w naszej jednostce ujmowane są w kosztach w dacie zakupu. W jaki sposób powinniśmy ewidencjonować je w księgach rachunkowych? Czy ich inwentaryzację trzeba przeprowadzać na koniec każdego miesiąca? Koszty działalności operacyjnej rozliczamy tylko na kontach zespołu 4.

Jeżeli kierownik jednostki podjął decyzję o odpisywaniu w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu, to wówczas ustalenia stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu dokonuje się nie później niż na dzień bilansowy. Wynika to z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Sposób ewidencji materiałów w jednostce powinien zostać opisany w przyjętych przez nią zasadach (polityce) rachunkowości.

W jednostce rozliczającej koszty działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym, ewidencja księgowa odniesienia wartości materiałów w ciężar kosztów działalności operacyjnej odbywa się zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 31 "Materiały".

Ewidencja księgowa faktury za materiały w przypadku, gdy są one odnoszone w dacie zakupu w koszty, może przebiegać następująco:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego odliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Z ustawy o rachunkowości wynika, że inwentaryzacji materiałów odpisywanych na dzień zakupu w koszty dokonuje się nie później niż na dzień bilansowy. Natomiast zgodnie z przepisami podatkowymi wydatki na zakup materiałów jako koszty bezpośrednio związane z przychodami powinny być ujmowane w rachunku podatkowym w dacie osiągnięcia dotyczących ich przychodów. Zatem na koniec okresu sprawozdawczego, np. miesiąca lub kwartału, za który jednostka ustala zaliczkę na podatek dochodowy, należy dokonać korekty kosztów o wartość materiałów, które nie zostały zużyte. W przypadku gdy jednostka opłaca uproszczone zaliczki na podatek dochodowy może dokonać korekty kosztów o wartość niezużytych materiałów tylko na dzień bilansowy.

Koszty na koniec okresu sprawozdawczego można skorygować o wartość niezużytych materiałów na dwa sposoby (powinno to wynikać z polityki rachunkowości). Po pierwsze, korekta kosztów na koniec miesiąca lub kwartału może przebiegać zapisami:

- Wn konto 31 "Materiały",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii).

Wówczas na początek kolejnego okresu można w kosztach działalności operacyjnej ponownie ująć całą wartość materiałów zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 31 "Materiały".

Drugim stosowanym rozwiązaniem jest pozostawienie materiałów na koncie 31 "Materiały" do czasu ustalenia nowego stanu na koniec okresu sprawozdawczego. W takim przypadku wartość ta wymaga korekty o zmianę stanu niezużytych materiałów.