Koszty podróży służbowej pracownika

Pracownicy naszej firmy wysyłani są w delegacje na terytorium Polski. W którym momencie i w ciężar jakiego konta zespołu 4 powinniśmy księgować koszty związane z podróżą służbową pracowników?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stanowi o tym art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.).

Dla celów bilansowych koszty poniesione w ramach podróży służbowej pracownika zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Ujmuje się je - zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Jedynie w sytuacji, gdy podróż służbowa związana jest bezpośrednio z nabyciem lub wytworzeniem środka trwałego (bądź nabyciem wartości niematerialnej i prawnej), koszty tej podróży zwiększają wartość początkową tego składnika majątku.

Ważne jest, że jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej.

Jednostka, która ujmuje koszty na kontach zespołu 4, może przykładowo w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe), z dalszym wyodrębnieniem kosztów podróży służbowych. Może również przyjąć inne rozwiązanie polegające na wyodrębnieniu konta syntetycznego w ramach zespołu 4, np. 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

Wypłatę pracownikowi z kasy zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej można ująć w księgach rachunkowych na podstawie dowodu KW zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 10 "Kasa".

Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika). W tym celu pracownik przedstawia do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki. W przypadku delegacji obciążającej koszty podstawowej działalności operacyjnej poniesione wydatki można ująć:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika),

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Jeżeli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki (jeśli ją pobrał), to pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę. Potrącenie z wynagrodzenia pracownika nierozliczonej zaliczki ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika).

Przykład Założenia W dniach 9-11 kwietnia 2018 r. pracownik odbył krajową podróż służbową. Na wniosek pracownika wypłacono mu z kasy zaliczkę na poczet wydatków podczas tej podróży w wysokości 1.000 zł.   Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając do niego rachunki dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę 1.050 zł. W tym samym dniu zatwierdzony został zwrot kosztów podróży służbowej. Kwota należna pracownikowi z tytułu tej podróży, w wysokości 50 zł, tj. 1.050 zł - 1.000 zł, została wypłacona pracownikowi z kasy jednostki.   Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4, a koszty podróży służbowych ujmuje na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe - podróże służbowe). Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. KW - wypłata zaliczki na krajową podróż służbową: 1.000 zł 23-4 10 2. PK - koszty podróży służbowej wynikające z zatwierdzonego rozliczenia: 1.050 zł 40 23-4 3. KW - rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranej przez niego zaliczki: 50 zł 23-4 10 Księgowania