Wynagrodzenia i składki ZUS

Jesteśmy firmą świadczącą usługi budowlane zatrudniającą 12 pracowników. Kiedy wprowadza się do ksiąg rachunkowych wynagrodzenia i składki ZUS?

W księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z przepisu tego wynika, że bez względu na to, kiedy wynagrodzenie zostanie wypłacone pracownikowi (postawione do jego dyspozycji), trzeba je wprowadzić do ksiąg rachunkowych w okresie, którego dotyczy. Analogiczna sytuacja obowiązuje przy ujmowaniu w kosztach składek ZUS w części finansowanej przez zakład pracy. Powinny one obciążyć koszty - tak jak wynagrodzenia - w okresie, którego dotyczą.

Wartością wynagrodzeń i składek ZUS finansowanych przez pracodawcę obciąża się koszty działalności operacyjnej jednostki. Wynagrodzenia księguje się w kwocie brutto, czyli łącznie z potrącanymi z tego wynagrodzenia składkami na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczką na podatek dochodowy. W jednostce, która prowadzi pełny rachunek kosztów, wynagrodzenia można zaksięgować na podstawie listy płac zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Operacje związane z potrąceniem z wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS można ująć zapisem:

1) potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof),

2) potrącenie składek ZUS w części finansowanej przez pracownika (składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotna):

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Wypłata pracownikowi wynagrodzenia w kwocie netto przelewem bankowym lub gotówką z kasy - na podstawie dowodu WB lub KW - może być księgowana zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 10 "Kasa".

Składki ZUS w części finansowanej przez zakład pracy ewidencjonuje się w korespondencji z kontem rozrachunkowym z ZUS. W jednostce ujmującej koszty na kontach zespołu 4 i 5, wartość tych składek można zaewidencjonować w oparciu o listę płac lub dowód PK w następujący sposób:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia),

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS)

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Na dzień bilansowy koszty dotyczące wynagrodzeń i składek ZUS podlegają przeksięgowaniu na wynik finansowy. W podmiocie sporządzającym rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym operację tę można przeprowadzić zapisem:

- Wn konto 86 "Wynik finansowy",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia lub Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia).

Gdy jednostka sporządza kalkulacyjny rachunek zysków i strat, wartość wynagrodzeń i składek ZUS przenosi na koniec roku na konto 49 "Rozliczenie kosztów" zapisem:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia lub Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia).