Ujmowanie w księdze kosztów wynagrodzeń

W naszej spółce wynagrodzenia pracownicze za dany miesiąc począwszy od marca 2018 r. są wypłacane, zgodnie z regulaminem pracy, do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Czy w takiej sytuacji wartość tych wynagrodzeń za marzec 2018 r., które wypłaciliśmy w dniu 9 kwietnia br., mogliśmy wpisać do księgi podatkowej za marzec 2018 r.? Czy jeśli wynagrodzenia wypłacamy przelewem bankowym, to postępujemy prawidłowo, ujmując je w księdze podatkowej na podstawie wyciągu bankowego?

Jeśli wynagrodzenia są wypłacane terminowo (tu: do 10. dnia miesiąca następnego), to mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów i ujmowane w księdze podatkowej w miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne.

Wartość wynagrodzeń może zostać uznana za koszt podatkowy miesiąca, za który są należne, pod warunkiem że zostaną wypłacone w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Jeśli pracodawca terminu tego nie dochowa, to stanowią one koszty uzyskania przychodów w dacie ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownikom. Wynika to z art. 22 ust. 6ba i art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o pdof.

W omawianej sytuacji Czytelnicy zgodnie z prawem zakładowym wynagrodzenia za dany miesiąc wypłacają do 10. dnia następnego miesiąca. W przypadku wynagrodzeń za marzec 2018 r. dochowali terminu wypłaty, gdyż nastąpiła ona w dniu 9 kwietnia br. Z tego względu wartość brutto tych wynagrodzeń mogli ująć w księdze podatkowej za marzec 2018 r. Wpisu powinni byli dokonać w księdze w kolumnie 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze".

Wypłacane pracownikom wynagrodzenia brutto wpisuje się w księdze w kolumnie 12 "Wynagrodzenia w gotówce i w naturze" na podstawie:

a) listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b) innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Wynika to z pkt 12 objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeśli zatem u Czytelników wynagrodzenia wypłacane są przelewem na rachunki bankowe pracowników, to koszty tych wynagrodzeń powinny być ewidencjonowane w księdze podatkowej na podstawie wyciągu bankowego sporządzonego do konta firmowego.

Kalkulatory wynagrodzeń dostępne są w serwisie kalkulatory.gofin.pl.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.)