Zawarcie umowy najmu składnika majątku ruchomego w wyniku rozstrzygnięcia przetargu publicznego

W wyniku rozstrzygnięcia przetargu publicznego państwowa jednostka budżetowa zawarła umowę najmu składnika majątku ruchomego na 3 lata. Każdy z oferentów wniósł wadium. Wadium wniesione przez oferenta, który wygrał przetarg, podlega zaliczeniu na poczet czynszu. Zawarta umowa przewiduje ponadto wniesienie kaucji. Jak rozliczyć te zdarzenia w księgach rachunkowych?

Na mocy przepisów rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej, operacje gospodarcze dotyczące środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe podlegają ewidencji na koncie 139 "Inne rachunki bankowe". Wpływy sum depozytowych ujmuje się na stronie Wn konta 139, a wypłaty środków pieniężnych (sum depozytowych) - na stronie Ma. Przy czym na koncie tym dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 pomiędzy księgowością jednostki a księgowością banku.

Natomiast do ewidencji rozrachunków z tytułu sum depozytowych (wadium, kaucji) służy konto 240 "Pozostałe rozrachunki". Wpływy z tytułu wniesionego wadium bądź kaucji ujmuje się po stronie Ma tego konta, natomiast ich zwroty lub utratę - po stronie Wn.

Co istotne, wadium i kaucja stanowić będą dla jednostki przychód tylko wówczas, gdy zostaną zatrzymane. Przychód ten podlegać będzie - na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości - zarachowaniu na dobro pozostałych przychodów operacyjnych.

Jako pozostałe przychody operacyjne wskazane jest także księgować uzyskiwane przez pytającą jednostkę dochody z tytułu najmu.

Przychody z tytułu najmu nie zostały wymienione w żadnym z opisów kont zespołu 7 zamieszczonych w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia. Dochody te zaleca się ujmować na koncie 700 "Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia" (przeznaczonym do ewidencji przychodów ze sprzedaży produktów, tzn. wyrobów gotowych i półfabrykatów oraz robót i usług) lub na koncie 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych" - tylko wówczas gdy stanowią one przychody należące do statutowej (podstawowej) działalności jednostki. W przeciwnych przypadkach wskazane jest ewidencjonować je na koncie 760 "Pozostałe przychody operacyjne". Zgodnie bowiem z zasadami funkcjonowania konta 760, służy ono do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach: 700, 720, 730, 750. Co istotne, kontem przeciwstawnym w przypadku należności przypisanych z tytułu takich dochodów będzie zazwyczaj konto 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych".

Przykład

I. Założenia:

W wyniku rozstrzygnięcia przetargu publicznego państwowa jednostka budżetowa zawarła w listopadzie 2017 r. umowę najmu składnika majątku ruchomego na 3 lata. Każdy z dwóch oferentów biorących udział w przetargu wniósł wadium w wysokości: 1.600 zł. Wadium wniesione przez oferenta, który wygrał przetarg, podlega zaliczeniu na poczet pierwszego czynszu. Zgodnie z zawartą umową, miesięczny czynsz najmu wynosi: 2.460 zł (w tym VAT: 460 zł). Umowa przewiduje ponadto wniesienie kaucji przez najemcę w wysokości dwumiesięcznego czynszu.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jeśli jednostka jako wynajmujący zatrzyma kaucję tytułem odszkodowania, to wartość tej kaucji (zaewidencjonowaną na koncie 240) zaliczy na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

Z kolei zarachowanie kaucji na poczet opłat czynszowych można ująć zapisem:

Równolegle do zarachowania wpłaconej kaucji na poczet opłat z tytułu najmu oraz jako odszkodowania wskazane jest przekazać zatrzymaną kwotę z rachunku depozytowego na rachunek bieżący jednostki (rachunek dochodów budżetowych). Ewidencja przekazania tych środków na rachunek dochodów (konto 130) może się odbyć za pośrednictwem konta 141 "Środki pieniężne w drodze".

Natomiast ewentualny zwrot pobranej kaucji po wygaśnięciu umowy księguje się zapisem: