Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów jednostki dokonują w związku z zasadami memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów. Koszty te są odpisywane stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Są one ujawniane w bilansie w podziale na długo- i krótkoterminowe - w zależności od okresu sprawozdawczego, w którym będą podlegały rozliczeniu.

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, gdy dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Wśród kosztów rozliczanych w czasie można wyróżnić koszty działalności operacyjnej oraz koszty finansowe. Jeśli są to koszty działalności operacyjnej, to ewidencjonuje się je na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Obejmują one m.in. koszty kapitalnych remontów środków trwałych, ubezpieczeń komunikacyjnych i majątkowych, opłacanych z góry czynszów i prenumeraty prasy, koszty prowadzonych prac rozwojowych.

Natomiast koszty finansowe rozliczane w czasie, podlegają ujęciu na koncie 65 "Pozostałe rozliczenia międzyokresowe". Są to m.in. opłacone z góry prowizje i odsetki od zaciągniętych kredytów czy naliczone z góry oprocentowanie od zaciągniętych pożyczek (pod warunkiem że nie są związane z finansowaniem budowy lub zakupu środków trwałych oraz zakupu wartości niematerialnych i prawnych).

Czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, gdy dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Czas rozliczania kosztów powinien pokrywać się z okresem wynikającym z otrzymanych dokumentów źródłowych dotyczących danego wydatku. Koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, które dotyczą przyszłych okresów, ujmuje się na podstawie dowodów źródłowych po stronie Wn konta 64-0 lub 65. Z kolei po stronie Ma tego konta księguje się odpis kosztów przypadający na dany okres sprawozdawczy.

Każda jednostka ustala w zasadach (polityce) rachunkowości sposób, w jaki powinny być rozliczane koszty w czasie. Mogą one być odpisywane w okresach miesięcznych. Wówczas dzieli się wydatek na miesiące, których dotyczy (np. przy umowie najmu na miesiące, na które została zawarta umowa). Następnie w każdym miesiącu odnosi się w koszty taką samą wartość. Z zasad (polityki) rachunkowości może wynikać, że gdy kwota kosztu rozliczanego w czasie nie jest istotna z punktu widzenia rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego, to można zastosować uproszczenie na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Wówczas w momencie poniesienia odnosi się do kosztów kwotę dotyczącą bieżącego roku obrotowego, natomiast koszt dotyczący roku następnego - jednorazowo w styczniu następnego roku. Trzeba podkreślić, że jedynie w wyjątkowej sytuacji, przy małej istotności kosztu, za dopuszczalne można także uznać uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu w koszty całego wydatku.

Wszystkie tytuły czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów należy na ostatni dzień roku obrotowego zinwentaryzować w drodze weryfikacji (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości). Polega ona na porównaniu danych dotyczących rozliczeń przyszłych okresów ujętych w księgach rachunkowych na koncie 64-0 i 65 z dokumentami źródłowymi, które były podstawą dokonania zapisów na tych kontach.

Podczas weryfikacji sprawdza się także realność sald kont rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jeżeli koszty ujęte na koncie 64-0 lub 65 nie spełniają warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości dla aktywów, tj. nie spowodują w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych, to powinny zostać odpisane.