Ewidencja księgowa faktur prognozujących

Z zakładu usług komunalnych w kwietniu 2018 r. otrzymaliśmy faktury prognozujące zużycie wody i odprowadzenie ścieków. Faktury zostały wystawione w jednym dniu, przy czym na każdej figuruje inny miesiąc sprzedaży oraz inny okres rozliczeniowy (tj. od 04/2018 do 06/2018). Jak ująć w księgach te faktury, jeśli koszty rozliczamy na kontach zespołu 4 i 5?

Do ksiąg rachunkowych koszty (a także przychody) wprowadza się z uwzględnieniem zasady memoriału, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że koszty dotyczące np. zużycia mediów - w tym wody i odprowadzania ścieków, powinny obciążyć koszty bilansowe miesiąca, którego dotyczą. Jeśli jednostka otrzymała faktury, które prognozują zużycie wody, tj. dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, wówczas koszty z nich wynikające należy aktywować jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów zgodnie z zasadą współmierności wskazaną w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Czytelnicy powinni zatem faktury prognozujące ująć w księgach rachunkowych miesiąca, w którym je wystawiono, tj. w kwietniu 2018 r. Jednocześnie część kosztów dotyczących okresu od kwietnia do czerwca 2018 r. powinni zaksięgować na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", a następnie rozliczać je w czasie, przyporządkowując do okresów, których dotyczą (por. art. 39 ust. 1 tej ustawy). Skoro ewidencjonują oni koszty działalności operacyjnej równocześnie na kontach zespołu 4 i 5, księgowanie faktur prognozujących w kwietniu br. mogło przebiegać zapisem:

a) kwota brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony do odliczenia w obowiązującym terminie

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) kwota netto

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) zarachowanie do rozliczenia w czasie kosztu zużycia wody dotyczącego okresu od kwietnia do czerwca 2018 r.

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Następnie zaliczenie opłaty za zużycie wody i odprowadzanie ścieków w koszty okresu, którego dotyczy, tj. odpowiednio do kwietnia, maja i czerwca br., można zaksięgować:

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".