vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne - rozliczanie i ewidencja księgowa - Dodatek nr 11 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 14 (470) z dnia 20.07.2018

Skutki bilansowe zapewnienia pracownikom hotelu z wyżywieniem

Pracownicy zostali oddelegowani w podróż służbową na terenie kraju w celu montażu sprzedawanych przez nas urządzeń. Mieli zapewniony hotel ze śniadaniem i obiadokolacją. Jaka część diety im się należy w związku z tą podróżą służbową? Czy fakturę za hotel zaksięgować w koszty delegacji? Czy można od niej odliczyć VAT?

Pracownikowi z tytułu podróży krajowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Przy czym dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.

W rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych nie wymieniono takiego posiłku jak obiadokolacja. Przy czym, według § 7 ust. 4 tego rozporządzenia, całodzienne wyżywienie obejmuje śniadanie, obiad i kolację. W związku z tym, obiadokolacji, o której mowa w pytaniu, nie można kwalifikować jako dwóch posiłków. Niemniej jednak, to pracodawca powinien zdecydować, czy posiłek ten pełnił funkcję obiadu, czy kolacji. Z reguły, w potocznym tego słowa znaczeniu, przyjmuje się, że obiadokolacja to "obiad spożywany w porze kolacji" bądź też "późny obiad". Zazwyczaj więc, obiadokolację traktuje się jak obiad, a pracownik przebywający w krajowej podróży służbowej otrzymujący dwa posiłki, tj. śniadanie i obiadokolację, otrzymuje: 7,50 zł (tj. 30 zł - 30 zł × 75%).

Przypominamy, iż za nocleg podczas podróży krajowej w hotelu pracownikowi przysługuje, zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż 600 zł (tj. 20 × 30 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej podany limit.

W sytuacji opisanej w pytaniu koszty noclegu i posiłków związanych z delegacją służbową pracowników w celu montażu urządzeń u klienta wskazane jest zakwalifikować do kosztów podróży służbowych, które stanowią koszty działalności operacyjnej jednostki. Rozliczenie kosztów podróży służbowych następuje najczęściej w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" na podstawie przedstawionego przez pracownika dokumentu "Polecenie wyjazdu służbowego". Jeśli jednak faktura za nocleg i wyżywienie pracownika w trakcie podróży służbowej wpłynęła bezpośrednio do jednostki, a zapłata nastąpi przelewem na rachunek bankowy hotelu, to zobowiązanie wynikające z tej faktury można ująć na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami".

VAT naliczony od nabywanych przez podatnika usług hotelowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu na podstawie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Oznacza to, że pytająca jednostka nie ma prawa odliczenia podatku naliczonego z faktury otrzymanej za nocleg pracowników wraz usługą gastronomiczną.

Dla celów bilansowych niepodlegający odliczeniu VAT zwiększy cenę nabycia usługi hotelowej i gastronomicznej. Wynika to z definicji ceny nabycia zawartej w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W związku z tym koszty noclegu i posiłków pracowników podczas podróży służbowej ujmuje się w księgach w kwocie brutto faktury następującym zapisem:

      - Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe"
         (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub odpowiednie konto zespołu 5,
      - Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"
        lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład

Faktura za hotel opłacona z rachunku bieżącego pracodawcy

I. Założenia:

  1. Spółka z o.o. prowadząca działalność handlową sprzedała kontrahentowi krajowemu urządzenia, które zostały zamontowane przez pracowników spółki w siedzibie kontrahenta.
     
  2. Jednostka otrzymała z hotelu fakturę za koszty pobytu 3 pracowników swojej firmy wysłanych w delegację służbową w celu montażu sprzedanych urządzeń. Kwota faktury to: 420 zł brutto. Pracownicy przebywali w podróży służbowej 1 dobę. W ramach pobytu w hotelu mieli zapewnione śniadanie i obiadokolację.
     
  3. Pracownikom przysługiwała dieta za jedną dobę podróży krajowej w wysokości: 30 zł. Przy czym została pomniejszona o zapewnione posiłki: śniadanie 25% diety oraz obiad 50% diety, czyli: 30 zł × 75% = 22,50 zł. Ostatecznie każdemu pracownikowi za podróż służbową wypłacono dietę w wysokości: 30 zł - 22,50 zł = 7,50 zł.
     
  4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i równocześnie w zespole 5, a koszty podstawowej działalności handlowej ujmuje na koncie 51 "Koszty działalności podstawowej - handlowej".

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. FZ - faktura dokumentująca pobyt pracowników w hotelu podczas podróży służbowej 420,00 zł 40-6 21
oraz równolegle na kontach zespołu 5 420,00 zł 51 49
2. PK - rozliczenie wydatków z tytułu podróży służbowej - przysługujące diety (dla uproszczenia zaksięgowano łącznie diety za 3 pracowników): 7,50 zł × 3 =  22,50 zł 40-6 23-4
oraz równolegle na kontach zespołu 5 22,50 zł 51 49
3. WB - uregulowanie faktury za hotel 420,00 zł 21 13-0
4. KW - wypłata pracownikom należnych diet (dla uproszczenia zaksięgowano jednym zapisem: 7,50 zł × 3 =  22,50 zł 23-4 10

III. Księgowania:

Faktura za hotel opłacona z rachunku bieżącego pracodawcy

Jeśli pracownicy firmy ponieśli samodzielnie koszty noclegów, które następnie przedstawią pracodawcy do rozliczenia, lub otrzymali zaliczkę na wydatki służbowe do rozliczenia po powrocie, to rozrachunki z tytułu podróży służbowej ujmuje się w księgach poprzez konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład

Faktura za hotel opłacona przez pracownika gotówką

I. Założenia:

  1. Jednostka wysłała w delegację służbową 3 pracowników w celu montażu sprzedanych przez nią urządzeń w siedzibie klienta. Jeden z pracowników otrzymał zaliczkę na koszty noclegu w wysokości: 500 zł.
     
  2. Po powrocie z delegacji pracownicy przedstawili wydatki z tytułu tej podróży do rozliczenia. W ramach pobytu w hotelu mieli zapewnione śniadanie i obiadokolację. W związku z tym, przysługuje im dieta za jedną dobę podróży krajowej w wysokości 30 zł. Przy czym została pomniejszona o zapewnione posiłki: śniadanie 25% diety oraz obiad 50% diety, czyli: 30 zł × 75% = 22,50 zł. Ostatecznie każdemu pracownikowi za podróż służbową przysługiwała dieta w wysokości: 30 zł - 22,50 zł = 7,50 zł.
     
  3. Pracownik, który otrzymał zaliczkę na podróż służbową, do swoich wydatków dołączył fakturę za hotel w kwocie: 420 zł. Po rozliczeniu wydatków (faktura za hotel + diety = 427,50 zł) zwrócił do kasy firmy kwotę: 500 zł - 427,50 zł = 72,50 zł.
     
  4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i równocześnie w zespole 5, a koszty podstawowej działalności handlowej ujmuje na koncie 51.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - zaliczka na podróż służbową 500,00 zł 23-4 10
2. PK - rozliczenie wydatków z tytułu podróży służbowej - przysługujące diety (dla uproszczenia zaksięgowano diety 2 pracowników): 7,50 zł × 2 =  15,00 zł 40-6 23-4
oraz równolegle na kontach zespołu 5 15,00 zł 51 49
3. PK - rozliczenie wydatków z tytułu podróży służbowej przez pracownika, który otrzymał zaliczkę 427,50 zł 40-6 23-4
   oraz równolegle na kontach zespołu 5 427,50 zł 51 49
4. KW - wypłata dwóm pracownikom należnych diet (dla uproszczenia zaksięgowano jednym zapisem): 7,50 zł × 2 =  15,00 zł 23-4 10
5. KP - przyjęcie do kasy reszty niewykorzystanej zaliczki 72,50 zł 10 23-4

III. Księgowania:

Faktura za hotel opłacona przez pracownika gotówką

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
2
3
4
6
8
9
11
13
14
15
16
19
22
23
24
26
27
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.