vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne - rozliczanie i ewidencja księgowa - Dodatek nr 11 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 14 (470) z dnia 20.07.2018

Wykorzystywanie prywatnego samochodu pracownika podczas podróży służbowej

W jaki sposób ujmuje się w księgach rachunkowych zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodu będącego własnością pracownika?

W przypadku gdy pracownik w podróży służbowej wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów związanych z używaniem tego samochodu na potrzeby firmy.

W świetle art. 775 § 1 K.p., za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź poza stałym miejscem pracy pracownika.

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. W świetle § 3 ust. 3 tego rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, ustalonej przez pracodawcę. Przy czym stawka za jeden kilometr przebiegu nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwane rozporządzeniem w sprawie zwrotu kosztów. 

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu - określone w rozporządzeniu sprawie zwrotu kosztów - które nie mogą być wyższe niż:

a) dla samochodu osobowego:

    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
       
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

b) dla motocykla - 0,2302 zł,

c) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Jeśli zwrot kosztów zostanie dokonany w wyższych kwotach, to nadwyżka nie będzie stanowiła kosztów podatkowych. W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, zwrócone pracownikowi kwoty nie stanowią dla pracodawcy kosztów uzyskania przychodów.

Koszty używania przez pracownika prywatnego samochodu podczas podróży służbowej (jeśli pracodawca wyraził na to zgodę), wylicza się na podstawie sporządzonej i przedstawionej do akceptacji przełożonemu ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
     
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
     
  • kolejny numer wpisu,
     
  • datę i cel wyjazdu,
     
  • opis trasy (skąd - dokąd),
     
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
     
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu,
     
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
     
  • podpis pracodawcy i jego dane.

Należności pracownika za przejazdy w podróżach służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy, mogący jednak korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof. W oparciu o ten przepis, wolne od podatku dochodowego są bowiem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynikająca z przepisów, np. zwróci pracownikowi koszty przejazdu w wysokości wyższej niż limit kilometrówki, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwrócona pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej jest również wolna od składek ZUS, o ile nie przekracza stawki określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. W przypadku gdy pracodawca - tytułem zwrotu kosztów przejazdu własnym samochodem - wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wyliczona na podstawie wskazanych przepisów, nadwyżkę ponad tę kwotę należy wliczyć pracownikowi do podstawy wymiaru składek ZUS i następnie oskładkować.

W księgach rachunkowych koszty podróży służbowych (w tym zwrot pracownikowi kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej) ujmuje się jako koszty działalności operacyjnej najczęściej na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" lub na odpowiednim koncie zespołu 5.

Przypominamy, iż jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. Jednostka może więc w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym prowadzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4.

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
     
  2. W ewidencji przebiegu pojazdu dokonano następujących wpisów:

Ewidencja przebiegu pojazdu

  1. Pracodawca wypłacił pracownikowi należne diety w wysokości: 60 zł, zwrócił koszty noclegu na podstawie przedłożonego rachunku w wysokości: 280 zł oraz koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych w wysokości: 755,56 zł (tj.: 904 km × 0,8358 zł).
     
  2. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów w układzie rodzajowym, a koszty kilometrówki dotyczącej podróży służbowej, jak i inne koszty związane z podróżami służbowymi księguje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - rozliczenie kosztów podróży służbowej:      
   a) diety 60,00 zł 40-6 23-4
   b) koszt noclegu 280,00 zł 40-6 23-4
   c) koszt używania prywatnego samochodu pracownika na podstawie
       ewidencji przebiegu pojazdu
755,56 zł 40-6 23-4
2. WB - uregulowanie zobowiązania wobec pracownika: 60 zł + 280 zł + 755,56 zł =  1.095,56 zł 23-4 13-0

III. Księgowania:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

październik 2021
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
9
10
13
16
17
19
23
24
26
27
29
30
31
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc, Gemius S.A.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań w związku z odwiedzaniem niniejszego serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.