vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne - rozliczanie i ewidencja księgowa - Dodatek nr 11 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 14 (470) z dnia 20.07.2018

Zasady ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych, podobnie jak w przypadku krajowych podróży służbowych, określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowych.

Zwracamy uwagę, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi są zwolnione z opodatkowania i oskładkowania do wysokości określonej przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Wynika to z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof oraz § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego.

Dieta za zagraniczną podróż służbową

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (por. § 13 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Jej wysokość zależy od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej oraz państwa docelowego tej podróży, gdyż stawki diet za dobę podróży służbowej są zróżnicowane, a ich wysokość zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Rodzaj komunikacji Moment rozpoczęcia i zakończenia podróży
Lądowa od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
Lotnicza od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
Morska od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego

Często zagraniczna podróż służbowa powiązana jest z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju. Przepisy § 21 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zawierają zapis, iż w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 (podróż krajowa) stosuje się odpowiednio do ustalenia należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę. Podobna zasada obowiązuje w drodze powrotnej.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

Czas zagranicznej podróży służbowej Wysokość diety
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:  
   a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety
   b) ponad 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety
   c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie - 15% diety,
     
  • obiad - 30% diety,
     
  • kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zmniejszenia stosuje się odpowiednio.

Przykład

Pracownik odbył samolotem podróż służbową do Włoch, podczas której korzystał ze śniadań zapewnianych w ramach usługi hotelowej oraz bezpłatnych obiadów zapewnianych przez włoskich kontrahentów. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje: 55% diety (30% kolacja + 25%). Czas pobytu za granicą wynosił 5 dób, a kwota diety za pobyt we Włoszech wynosi: 48 EUR za dobę.

Wysokość diety należnej pracownikowi wynosi: (5 dób × 48 EUR) × 55% = 132 EUR.

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych pozbawiają pracownika prawa do diety, gdy otrzymuje on w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, to pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Z kolei, jeżeli podczas odbywania podróży służbowej pracownik znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, to za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu pracownikowi przysługuje 25% diety.

Przykład

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową do Austrii, podczas której korzystał z bezpłatnych obiadów i kolacji. W trakcie podróży zachorował i przebywał 2 doby w szpitalu. Zatem za czas pobytu w szpitalu pracownikowi przysługuje 25% diety, a za resztę czasu podróży przysługuje 40% diety (15% śniadanie + 25%). Czas pobytu za granicą wynosił 9 dób, w tym 2 doby w szpitalu, a kwota diety za pobyt w Austrii: 52 EUR za dobę.

Wysokość diety należnej pracownikowi wynosi: (2 doby × 52 EUR × 25%) + (7 dób × 52 EUR × 40%) = 171,60 EUR.


Zwrot kosztów za nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują zwrot pracownikowi kosztów za nocleg podczas podróży zagranicznej:

1) w wysokości wynikającej z rachunku - w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, lub

2) w formie ryczałtu stanowiącego 25% ww. limitu - w razie nieprzedłożenia przez pracownika rachunku za nocleg, przy czym ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, albo

3) w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity - w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy.

Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg, zwrot kosztów w granicach limitu (ww. pkt 1) lub ryczałt (ww. pkt 2) nie przysługuje (por. § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Koszty przejazdów i dojazdów

Generalnie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu do państwa docelowego. Ponadto - na podstawie § 17 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - pracownikowi przysługuje:

  • ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu; w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa wyżej, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety,
     
  • ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

  • odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
     
  • ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
     
  • nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Przykład

Pracownik odbył samolotem podróż służbową do Włoch. W podróży zagranicznej przebywał 4 doby i 5 godzin i skorzystał ze środków komunikacji miejscowej. Kontrahent zagraniczny zapewnił mu wyłącznie transport z lotniska do hotelu i następnie z hotelu na lotnisko. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje tylko prawo do ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (za każdą rozpoczętą dobę pobytu).

Ryczałt należny pracownikowi wynosi: 48 EUR × 10% × 5 dób = 24 EUR.


Koszty leczenia za granicą

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.). Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Ponadto w razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Inne wydatki związane z podróżą zagraniczną

Pracownikowi, który w czasie podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości (por. § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

Dodatkowo pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
2
3
4
6
8
9
11
13
14
15
16
19
22
23
24
26
27
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.