Zasady ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu zagranicznych podróży służbowych, podobnie jak w przypadku krajowych podróży służbowych, określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowych.

Zwracamy uwagę, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi są zwolnione z opodatkowania i oskładkowania do wysokości określonej przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Wynika to z treści art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof oraz § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki (por. § 13 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej). Jej wysokość zależy od czasu trwania zagranicznej podróży służbowej oraz państwa docelowego tej podróży, gdyż stawki diet za dobę podróży służbowej są zróżnicowane, a ich wysokość zależy od państwa, do którego odbywana jest podróż.

W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Często zagraniczna podróż służbowa powiązana jest z przemieszczaniem się pracownika na obszarze kraju. Przepisy § 21 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych zawierają zapis, iż w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 (podróż krajowa) stosuje się odpowiednio do ustalenia należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę. Podobna zasada obowiązuje w drodze powrotnej.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 15% diety,
   
• obiad - 30% diety,
   
• kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe zmniejszenia stosuje się odpowiednio.

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych pozbawiają pracownika prawa do diety, gdy otrzymuje on w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, to pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Z kolei, jeżeli podczas odbywania podróży służbowej pracownik znajdzie się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, to za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu pracownikowi przysługuje 25% diety.

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują zwrot pracownikowi kosztów za nocleg podczas podróży zagranicznej:

1) w wysokości wynikającej z rachunku - w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, lub

2) w formie ryczałtu stanowiącego 25% ww. limitu - w razie nieprzedłożenia przez pracownika rachunku za nocleg, przy czym ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, albo

3) w kwocie wynikającej z rachunku i przekraczającej ustalone załącznikiem limity - w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy.

Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg, zwrot kosztów w granicach limitu (ww. pkt 1) lub ryczałt (ww. pkt 2) nie przysługuje (por. § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Generalnie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu do państwa docelowego. Ponadto - na podstawie § 17 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych - pracownikowi przysługuje:

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu; w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa wyżej, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety,
   
• ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
   
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
   
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.). Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. Ponadto w razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Pracownikowi, który w czasie podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości (por. § 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych). Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

Dodatkowo pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.