vademecum księgowego, prowadzenie ksiąg rachunkowych, księgi podatkowe
lupa
A A A

Podróże służbowe krajowe i zagraniczne - rozliczanie i ewidencja księgowa - Dodatek nr 11 do Zeszytów Metodycznych Rachunkowości nr 14 (470) z dnia 20.07.2018

Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, opłacone kartą płatniczą pracodawcy

Pracownik po odbyciu zagranicznej podróży służbowej przedstawił do rozliczenia fakturę za nocleg, wystawioną w euro. Faktura ta została opłacona kartą służbową należącą do pracodawcy, wydaną do walutowego rachunku bankowego. Po przeliczeniu faktury na złotówki kwota transakcji różni się od kwoty zaksięgowanej na koncie rachunku walutowego. Jak w księgach rachunkowych ująć powstałą różnicę?

W przypadku gdy jednostka posiada firmową kartę płatniczą, powinna wyznaczyć osoby właściwe do dokonywania zakupów przy jej użyciu. W zależności od tego, kto dokonuje płatności kartą, rozliczenie przeprowadzonych transakcji można prowadzić:

1) na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez właścicieli lub wspólników,

2) na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez pracowników.

W przypadku gdy kartami płatniczymi posługuje się więcej niż jeden pracownik wskazane jest utworzyć analitykę do kont rozrachunków z podziałem na każdego pracownika. Ułatwi to ustalenie salda rozliczeń z każdym pracownikiem.

Ewentualne saldo pozostawać będzie na koncie 24 lub 23-4, aż do momentu jego rozliczenia na podstawie otrzymanego z banku dokumentu (wyciągu bankowego) potwierdzającego obciążenie rachunku bankowego płatnościami dokonanymi przy użyciu karty płatniczej. Wyciąg ten może być księgowany, zapisem:

      - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki
          pracownikami",
      - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub 13-1 "Rachunek walutowy".

W omawianym przypadku za pośrednictwem karty płatniczej były opłacane transakcje związane z podróżą służbową odbywaną poza granicami kraju. Jeżeli transakcja opłacona kartą wyrażona jest w walucie obcej, to z uwagi na to, że do wyceny kosztów podróży służbowych wyrażonych w walucie obcej oraz do przeliczenia środków w dniu rozliczenia płatności kartą płatniczą przez bank zastosowanie mogą mieć różne kursy walut, powstaną różnice kursowe. Zalicza się je do przychodów lub kosztów finansowych (por. art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

W tym momencie pojawiają się wątpliwości, jaki kurs zastosować do rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową. W przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturami bądź rachunkami, tj. diet, ryczałtów za nocleg, koszty podróży służbowych pracowników poniesione w walucie obcej należy przeliczać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Natomiast wydatki udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na pracodawcę wskazane jest przeliczać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku.

Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, opłacone kartą płatniczą pracodawcyTakie stanowisko zaprezentował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 kwietnia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.86.2017.1.MM, w której czytamy, że: "(...) koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (zdanie drugie art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT) (...).

Wnioskodawca koszty delegacji pracowników, w sytuacji gdy dysponuje on fakturami lub rachunkami (...) dokumentującymi wydatki poniesione przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej, powinien wykazać przeliczając ww. koszty na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur lub rachunków potwierdzających poniesienie kosztu. Natomiast w odniesieniu do wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia innego dokumentu będącego podstawą ujęcia kosztu. Z generalnej zasady wynika bowiem, że średni kurs NBP przyjmuje się z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, za który uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). W stanie faktycznym przedstawionym przez Spółkę, w przypadku braku faktur/rachunków dokumentujących wydatki pracownika, podstawą ujęcia kosztu jest przedstawiony przez pracownika dokument rozliczenia podróży służbowej (dniem poniesienia kosztu jest w tej sytuacji dzień rozliczenia podróży służbowej). Zatem w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika dokumentu rozliczenia podróży służbowej (...)".

Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, opłacone kartą płatniczą pracodawcy Powyższe stanowisko potwierdziła również Krajowa Informacja Skarbowa w odpowiedzi, która wpłynęła do naszego Wydawnictwa w dniu 16 sierpnia 2017 r. Z odpowiedzi tej wynika, że: "(...) kurs, wg jakiego powinny być przeliczane koszty delegacji, zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników.

W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wówczas wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z kolei w przypadku, gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Wg wymienionego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).

Interpretacje Obszerna baza interpretacji
urzędowych dostępna jest w serwisie
www.interpretacje.gofin.pl

Należy jednak zastrzec, że jeżeli pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę - wówczas faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ww. sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury".

Przykład

I. Założenia:

  1. Pracownik otrzymał od pracodawcy kartę płatniczą (rachunek walutowy) celem regulowania wydatków podczas podróży służbowych.
     
  2. W czerwcu 2018 r. pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Wydatki z tytułu tej podróży wyniosły: 200 EUR, w tym:

a) koszty noclegu potwierdzone fakturą z 6 czerwca 2018 r., wystawioną na pracodawcę: 100 EUR; zapłacone przez pracownika z rachunku walutowego firmy za pomocą karty płatniczej; kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury wynosił: 4,30 zł/EUR (kurs przykładowy),

b) dieta: 100 EUR.

  1. Delegację rozliczono 12 czerwca 2018 r., przeliczając kwotę diety na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia delegacji, tj. 11 czerwca 2018 r., który wynosił: 4,25 zł/EUR (kurs przykładowy).
     
  2. Jednostka otrzymała z banku wyciąg z rachunku walutowego, z którego wynika, że wypłata z konta kwoty: 100 EUR nastąpiła 7 czerwca 2018 r. Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty, tj. 6 czerwca 2018 r., wynosił: 4,20 zł/EUR (kurs przykładowy).
     
  3. Na saldo rachunku walutowego składały się następujące wpływy według kolejności historycznej: 200 EUR × 4,23 zł/EUR; 1.000 EUR × 4,22 zł/EUR.
     
  4. Jednostka ustalając różnice kursowe od własnych środków pieniężnych stosuje metodę FIFO. Operacje zapłaty zobowiązań przez pracowników za pomocą kart płatniczych ujmuje na koncie analitycznym do konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Koszty działalności operacyjnej rozlicza na kontach zespołu 4, a wydatki dotyczące podróży służbowych - na koncie analitycznym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe".

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów:      
   a) kwota przysługującej diety: 100 EUR × 4,25 zł/EUR =  425 zł 40-6 23-4
   b) wydatki opłacone kartą: 100 EUR × 4,30 zł/EUR =  430 zł 40-6 23-4
2. WB - zwrot kosztów podróży służbowej na konto pracownika 425 zł 23-4 13-0
3. WB - rozliczenie transakcji płatnych kartą: 100 EUR × 4,20 zł/EUR =  420 zł 23-4 13-1
4. PK - rozliczenie dodatniej różnicy kursowej na rozrachunkach: 100 EUR × (4,30 zł/EUR - 4,20 zł/EUR) =  10 zł 23-4 75-0
5. PK - rozliczenie ujemnej różnicy kursowej od własnych środków pieniężnych: 100 EUR × (4,23 zł/EUR - 4,20 zł/EUR) =  3 zł 75-1 13-1

III. Księgowania:

Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, opłacone kartą płatniczą pracodawcy

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.RozliczenieDelegacji.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

listopad 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
6
8
9
10
11
16
17
18
22
23
24
25
27
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Zasady rachunkowości w jednostkach i zakładach budżetowych
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum podatnika - podstawowe informacje dotyczące podatków
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.