Ujęcie w kosztach firmy wydatków poniesionych w ramach podróży służbowej pracownika

Pracownik naszej jednostki przebywał 3 dni w podróży służbowej na terenie kraju. Na poczet tej podróży wypłaciliśmy mu zaliczkę. W ciężar jakiego konta zaksięgować koszty tej podróży? Jak postąpić w sytuacji, jeśli delegacja była związana z zakupem środka trwałego?

Warto przy tym podkreślić, iż jednostki nie mają ustawowego obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Koszty te nie są bowiem wymienione w załącznikach do ustawy o rachunkowości w ramach kosztów działalności operacyjnej. Jednostka może przykładowo w swojej polityce rachunkowości przyjąć, że koszty podróży służbowych będzie księgować na koncie analitycznym prowadzonym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych) lub może wyodrębnić konto syntetyczne w ramach zespołu 4, np. 40-8 "Koszty podróży służbowych".

Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych następuje w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Dlatego przedstawione przez pracownika do rozliczenia "Polecenie wyjazdu służbowego" lub "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych, zapisem:

Rozliczenie zobowiązania wobec pracownika z tytułu podróży służbowej z uwzględnieniem pobranych przez niego zaliczek księguje się zapisem:

Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego w postaci: Wn konto 13-0 lub 10, Ma konto 23-4.

Jeżeli pracownik nie rozliczy się z podróży i nie zwróci niewykorzystanej części zaliczki (jeśli ją pobrał), to pracodawca ma prawo dokonać jej potrącenia z wynagrodzenia za pracę - i to bez zgody pracownika (art. 87 § 1 pkt 3 K.p.). Potrącenie z wynagrodzenia pracownika nierozliczonej zaliczki ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

Przykład

Koszty delegacji obciążające koszty podstawowej działalności operacyjnej

I. Założenia:

1. W dniach 4-6 czerwca 2018 r. pracownik odbył krajową podróż służbową. Na wniosek pracownika wypłacono mu z kasy zaliczkę na poczet wydatków podczas tej podróży w wysokości: 800 zł.
    
2. Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając do niego faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę: 936 zł. W tym samym dniu zatwierdzony został zwrot kosztów podróży służbowej. Kwota należna pracownikowi z tytułu tej podróży, w wysokości: 936 zł - 800 zł = 136 zł, została wypłacona pracownikowi z kasy jednostki.
    
3. Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają koszty podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Do ewidencji kosztów jednostka stosuje wyłącznie konta zespołu 4, a koszty podróży służbowych ujmuje na koncie 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe" (w analityce: Koszty podróży służbowych).

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Koszty delegacji obciążające koszty środków trwałych w budowie

I. Założenia:

1. W dniach 26-27 czerwca 2018 r. pracownik odbył krajową podróż służbową związaną bezpośrednio z nabyciem środka trwałego. Na wniosek pracownika wypłacono mu przelewem zaliczkę na poczet wydatków podczas tej podróży w wysokości: 500 zł.
    
2. Po powrocie pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży służbowej na formularzu "Polecenie wyjazdu służbowego", załączając do niego faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki na łączną kwotę: 472 zł. Niewykorzystaną kwotę zaliczki w wysokości: 500 zł - 472 zł = 28 zł pracownik zwrócił do kasy jednostki.
    
3. Koszty odbytej przez pracownika podróży służbowej obciążają konto 08 "Środki trwałe w budowie".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: