Zaliczka w walucie obcej wypłacona pracownikowi na poczet wyjazdu służbowego

Na poczet wyjazdu służbowego dokonaliśmy przelewu zaliczki z naszego rachunku walutowego na rachunek walutowy pracownika. Po jakim kursie powinniśmy przeliczyć tę zaliczkę?

Jeżeli wypłata zaliczki następuje z własnego rachunku walutowego, mogą powstać różnice kursowe od własnych środków pieniężnych (zaliczane odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych). Ustala się je jednak tylko od kwoty poniesionych kosztów, a zwrot niewykorzystanej części wycenia się po kursie po jakim wyceniono jej wypłatę.

Do przeliczenia wypłaty zaliczki dla celów bilansowych można również stosować kurs historyczny, tj. kurs, po którym wyceniono wpływ tej waluty (zob. art. 35 ust. 8 ustawy o rachunkowości). Wycena rozchodu waluty obcej po kursie historycznym może być dokonana według jednej z następujących metod:

• FIFO (pierwsze przyszło - pierwsze wyszło),
   
• LIFO (ostatnie przyszło - pierwsze wyszło),
   
• według kursów średnioważonych.

Co istotne, kurs stosowany do wyceny rozchodu waluty obcej powinien wynikać z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.

Uwaga: Przepisy podatkowe nie pozwalają na stosowanie kursu historycznego w przypadku wypływu (rozchodu) waluty z rachunku walutowego. Jeżeli więc podatnik ustala różnice kursowe tzw. metodą podatkową, to nie może stosować kursu historycznego. Natomiast podatnik, który wybrał rachunkową metodę ustalania różnic kursowych, operacje na rachunku walutowym wycenia według przepisów ustawy o rachunkowości - w tym przypadku wycena nastąpi zgodnie z regułą ustaloną w polityce rachunkowości danej jednostki.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka wysłała pracownika w celach służbowych do Niemiec. Na niezbędne koszty tej podróży wypłaciła pracownikowi zaliczkę w kwocie: 1.500 EUR. Kwotę tę przekazała z własnego rachunku walutowego na prywatny rachunek walutowy pracownika.
    
2. Wypłaty środków z rachunku walutowego jednostka wycenia po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty. Kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień jej wypłaty wynosił: 4,15 zł/EUR.
    
3. Saldo rachunku walutowego na dzień wypłaty wynosiło: 10.000 EUR przeliczone po kursie: 4,22 zł/EUR.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: