Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, opłacone kartą płatniczą pracodawcy

Pracownik po odbyciu zagranicznej podróży służbowej przedstawił do rozliczenia fakturę za nocleg, wystawioną w euro. Faktura ta została opłacona kartą służbową należącą do pracodawcy, wydaną do walutowego rachunku bankowego. Po przeliczeniu faktury na złotówki kwota transakcji różni się od kwoty zaksięgowanej na koncie rachunku walutowego. Jak w księgach rachunkowych ująć powstałą różnicę?

W przypadku gdy jednostka posiada firmową kartę płatniczą, powinna wyznaczyć osoby właściwe do dokonywania zakupów przy jej użyciu. W zależności od tego, kto dokonuje płatności kartą, rozliczenie przeprowadzonych transakcji można prowadzić:

1) na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez właścicieli lub wspólników,

2) na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami) - w przypadku płatności dokonywanych przez pracowników.

W przypadku gdy kartami płatniczymi posługuje się więcej niż jeden pracownik wskazane jest utworzyć analitykę do kont rozrachunków z podziałem na każdego pracownika. Ułatwi to ustalenie salda rozliczeń z każdym pracownikiem.

Ewentualne saldo pozostawać będzie na koncie 24 lub 23-4, aż do momentu jego rozliczenia na podstawie otrzymanego z banku dokumentu (wyciągu bankowego) potwierdzającego obciążenie rachunku bankowego płatnościami dokonanymi przy użyciu karty płatniczej. Wyciąg ten może być księgowany, zapisem:

W tym momencie pojawiają się wątpliwości, jaki kurs zastosować do rozliczenia wydatków związanych z podróżą służbową. W przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturami bądź rachunkami, tj. diet, ryczałtów za nocleg, koszty podróży służbowych pracowników poniesione w walucie obcej należy przeliczać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Natomiast wydatki udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na pracodawcę wskazane jest przeliczać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub rachunku.

Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 kwietnia 2017 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.86.2017.1.MM, w której czytamy, że: "(...) koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (zdanie drugie art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT) (...).

Wnioskodawca koszty delegacji pracowników, w sytuacji gdy dysponuje on fakturami lub rachunkami (...) dokumentującymi wydatki poniesione przez pracownika podczas zagranicznej podróży służbowej, powinien wykazać przeliczając ww. koszty na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, tj. z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktur lub rachunków potwierdzających poniesienie kosztu. Natomiast w odniesieniu do wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia innego dokumentu będącego podstawą ujęcia kosztu. Z generalnej zasady wynika bowiem, że średni kurs NBP przyjmuje się z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, za który uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). W stanie faktycznym przedstawionym przez Spółkę, w przypadku braku faktur/rachunków dokumentujących wydatki pracownika, podstawą ujęcia kosztu jest przedstawiony przez pracownika dokument rozliczenia podróży służbowej (dniem poniesienia kosztu jest w tej sytuacji dzień rozliczenia podróży służbowej). Zatem w przypadku wydatków nieudokumentowanych fakturami lub rachunkami należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika dokumentu rozliczenia podróży służbowej (...)".

Powyższe stanowisko potwierdziła również Krajowa Informacja Skarbowa w odpowiedzi, która wpłynęła do naszego Wydawnictwa w dniu 16 sierpnia 2017 r. Z odpowiedzi tej wynika, że: "(...) kurs, wg jakiego powinny być przeliczane koszty delegacji, zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników.

W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wówczas wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z kolei w przypadku, gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia ww. kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Wg wymienionego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).

Obszerna baza interpretacji urzędowych dostępna jest w serwisie www.interpretacje.gofin.pl

Należy jednak zastrzec, że jeżeli pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę - wówczas faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ww. sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury".

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik otrzymał od pracodawcy kartę płatniczą (rachunek walutowy) celem regulowania wydatków podczas podróży służbowych.
    
2. W czerwcu 2018 r. pracownik odbył zagraniczną podróż służbową. Wydatki z tytułu tej podróży wyniosły: 200 EUR, w tym:

a) koszty noclegu potwierdzone fakturą z 6 czerwca 2018 r., wystawioną na pracodawcę: 100 EUR; zapłacone przez pracownika z rachunku walutowego firmy za pomocą karty płatniczej; kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury wynosił: 4,30 zł/EUR (kurs przykładowy),

b) dieta: 100 EUR.

3. Delegację rozliczono 12 czerwca 2018 r., przeliczając kwotę diety na złote po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień złożenia przez pracownika rozliczenia delegacji, tj. 11 czerwca 2018 r., który wynosił: 4,25 zł/EUR (kurs przykładowy).
    
4. Jednostka otrzymała z banku wyciąg z rachunku walutowego, z którego wynika, że wypłata z konta kwoty: 100 EUR nastąpiła 7 czerwca 2018 r. Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień wypłaty, tj. 6 czerwca 2018 r., wynosił: 4,20 zł/EUR (kurs przykładowy).
    
5. Na saldo rachunku walutowego składały się następujące wpływy według kolejności historycznej: 200 EUR × 4,23 zł/EUR; 1.000 EUR × 4,22 zł/EUR.
    
6. Jednostka ustalając różnice kursowe od własnych środków pieniężnych stosuje metodę FIFO. Operacje zapłaty zobowiązań przez pracowników za pomocą kart płatniczych ujmuje na koncie analitycznym do konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Koszty działalności operacyjnej rozlicza na kontach zespołu 4, a wydatki dotyczące podróży służbowych - na koncie analitycznym do konta 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe".

II. Dekretacja:

III. Księgowania: