Koszty podróży udokumentowane paragonem za przejazd taksówką

Pracownik podczas odbywania zagranicznej podróży służbowej skorzystał z przejazdu taksówką. Jako dowód przedstawił paragon fiskalny. Jak rozliczyć pracownika oraz po jakim kursie przeliczyć wydatek poniesiony w euro udokumentowany wyłącznie paragonem?

Przypominamy, iż z wyjaśnień Krajowej Informacji Skarbowej wynika, że w przypadku gdy:

1) pracodawca zapewnia wszelkie świadczenia związane z podróżą służbową pracownika i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę - wydatki związane z delegacją należy ująć w kosztach uzyskania przychodów na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające należy przeliczyć według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury,

2) pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie dokumentów wystawionych na pracownika - wydatki związane z delegacją należy ująć w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia tych kosztów będzie kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji; według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).

Ponadto, jeżeli pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu, w związku z czym faktury są wystawione na pracodawcę, to faktury takie nie powinny być dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ww. sposób jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z powyższego nie wynika jednak, jaki kurs waluty obcej należy zastosować do przeliczenia na złote kosztów udokumentowanych dowodami niezawierającymi danych nabywcy, tj. m.in. paragonami (np. za przejazdy autostradami), biletami itd.

Z prośbą o wyjaśnienie tej kwestii wystąpiliśmy do Ministerstwa Finansów. W odpowiedzi uzyskanej przez nasze Wydawnictwo w dniu 1 września 2017 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnił, że: "(...) kurs, wg jakiego powinny być przeliczane wydatki ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowych, udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (jak np. wymienione w zapytaniu paragony za przejazdy autostradami, taksówkami itp.), powinny zostać dołączone do dokumentu rozliczenia delegacji oraz przeliczone wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej rozliczenia (...)".

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Francji. Na niezbędne koszty podróży pracodawca wypłacił mu z kasy walutowej zaliczkę w kwocie: 350 EUR, którą przeliczył po kursie: 4,30 zł/EUR (kurs przykładowy). Zgodnie z polityką rachunkowości wypływ środków z rachunku walutowego oraz kasy walutowej jednostka przelicza po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień wypływu.
    
2. Wydatki z tytułu podróży służbowej pracownika wyniosły: 370 EUR, w tym:

a) dieta w wysokości: 160 EUR,

b) wydatki za nocleg w wysokości: 200 EUR, opłacone przez pracownika gotówką w walucie obcej (faktura wystawiona na pracodawcę 22 maja 2018 r.),

c) koszty przejazdu taksówką w wysokości: 10 EUR zapłacone przez pracownika gotówką w walucie obcej.

3. Pracownik rozliczył delegację 23 maja 2018 r. i w tym samym dniu pracodawca wypłacił mu: 20 EUR z kasy walutowej. Średni kurs NBP z 22 maja 2018 r. wyniósł: 4,10 zł/EUR (kurs przykładowy).
    
4. Do dokumentu rozliczenia delegacji pracownik dołączył paragony za przejazd taksówką na kwotę: 10 EUR. Natomiast fakturę wystawioną na pracodawcę potwierdzającą wydatek na kwotę: 200 EUR pracownik przedstawił do osobnego rozliczenia, jako rozliczenie zaliczki.

II. Przeliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej:

1. Przeliczenie diety (160 EUR) oraz wydatków za przejazd taksówką (10 EUR) według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wyniósł: 4,10 zł/EUR (kurs przykładowy): 170 EUR × 4,10 zł/EUR = 697 zł.
    
2. Przeliczenie wydatków za nocleg (200 EUR), udokumentowanych fakturą wystawioną na pracodawcę (22 maja 2018 r.), według kursu średniego NBP z 21 maja 2018 r., który wyniósł: 4,20 zł/EUR (kurs przykładowy): 200 EUR × 4,20 zł/EUR = 840 zł.

III. Dekretacja:

IV. Księgowania: