Usługa nabyta poza terytorium kraju potwierdzona dowodem zastępczym

Przelaliśmy 100% zaliczkę w euro za zakwaterowanie pracownika w hotelu w czasie podróży służbowej. Pracownik zapomniał zażądać opłaconej przelewem faktury za pobyt w hotelu. Czy możemy wystawić księgowy dowód zastępczy w sytuacji, gdy nasze pisemne wezwania do przesłania faktury okażą się nieskuteczne?

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Możliwość taką wprowadza art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

W sytuacji opisanej w pytaniu należy zatem przeanalizować czy zakup usługi jest opodatkowany VAT. W świetle przepisów ustawy o VAT miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami (do których należy zaliczyć np. usługi hotelowe) jest miejsce położenia nieruchomości (por. art. 28e ustawy o VAT). Jeżeli zatem nieruchomość (tu: hotel) znajduje się poza Polską, usługi te nie są opodatkowane w Polsce. Zakupu tych usług nie należy zatem rozliczać w ramach importu usług. Import usług to świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca. Aby jednak podatnik (nabywca z Polski) musiał rozliczyć import usług, przede wszystkim miejsce świadczenia usługi, ustalone na podstawie art. 28b-28o ustawy o VAT, powinno znajdować się w Polsce.

Należy pamiętać, że dokument zastępczy powinien zawierać wszystkie elementy wymagane w art. 21 ustawy o rachunkowości, czyli zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
   
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
   
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
   
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
   
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
   
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.