Ewidencja zakupu niskocennego skanera

Zakupiliśmy skaner, który będzie współpracował z kilkoma komputerami. Jego wartość początkowa to 8.000 zł. W jaki sposób powinniśmy zaksięgować ten zakup, jeśli urządzenie to uznamy za środek trwały, a w jaki sposób, gdy zaliczymy je do wyposażenia, którego wartość odpisywana jest bezpośrednio w koszty?

Sposób ewidencji nabycia składników majątku o niskiej jednostkowej wartości powinien wynikać w danej jednostce z przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, do posiadania których zobowiązuje art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W zasadach tych można zapisać, iż niskocenne składniki majątku są uznawane za:

a) środki trwałe i po wprowadzeniu ich do ewidencji podlegają jednorazowej amortyzacji,

b) wyposażenie, które odnoszone jest w koszty z chwilą ich zakupu.

Warunki, jakie należy spełnić, aby dany składnik majątku mógł być uznany za środek trwały, zostały wskazane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, tj. musi być kompletny, zdatny do użytku i przeznaczony na potrzeby jednostki, a przewidywany okres jego ekonomicznej użyteczności powinien być dłuższy niż rok. Jeśli Czytelnicy zapisali w zasadach (polityce) rachunkowości, że niskocenne składniki majątku (np. o wartości początkowej nieprzekraczającej 10.000 zł) są uznawane za środki trwałe i jednorazowo amortyzowane, to zakupiony skaner mogą przyjąć do używania w jego wartości początkowej na podstawie dowodu OT zapisem:

- Wn konto 01 "Środki trwałe",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub konto 08 "Środki trwałe w budowie" - jeśli wymagał przystosowania do używania.

Jednorazowy odpis amortyzacyjny od niskocennego skanera, dokonywany w oparciu o art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, może zostać zaksięgowany zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych".

Jeżeli w ramach uproszczeń Czytelnicy przyjęli w zasadach (polityce) rachunkowości, że wydatki na zakup niskocennych składników majątku są odpisywane jednorazowo w koszty, to pod datą zakupu skanera mogą dokonać księgowania:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Wskazane jest, aby odniesiony bezpośrednio do kosztów zużycia materiałów skaner objąć ewidencją pozabilansową prowadzoną dla niskocennych składników majątku.

W ustawie o rachunkowości nie wskazano wartości niskocennych składników majątku. Najczęściej jednostki ze względów praktycznych przyjmują za wartość graniczną kwotę określoną w przepisach prawa podatkowego. Do końca 2017 r. była to kwota 3.500 zł. Od 1 stycznia 2018 r. wielkość ta na gruncie przepisów o podatku dochodowym wynosi 10.000 zł. Jeśli przykładowo w 2017 r. zgodnie z polityką rachunkowości amortyzację jednorazową stosowano dla środków trwałych, których wartość początkowa nie przekraczała 3.500 zł, to wielkość ta obowiązuje również dla składników wprowadzonych do ewidencji od 1 stycznia 2018 r. Jeżeli jednostka zamierza dla celów bilansowych podwyższyć tę wartość np. do kwoty 10.000 zł, to konieczna jest w tym zakresie zmiana zasad (polityki) rachunkowości.