Licencja w ewidencji księgowej

Zakupiliśmy licencję na program księgowy, który zgodnie z umową będzie użytkowany przez 5 lat. Jak ująć w księgach rachunkowych taki zakup? Czy w takim przypadku możemy dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego?

Na mocy art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Należą do nich m.in.: licencje, koncesje, autorskie prawa majątkowe.

Jeśli zakupiona przez Czytelników licencja spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, to od jej wartości początkowej dokonuje się odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych. W myśl art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości do wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosuje się odpowiednio przepisy art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 1-4 i ust. 6 ustawy.

Ewidencja księgowa wartości zakupionej licencji na program finansowo-księgowy, w przypadku zakwalifikowania jej do wartości niematerialnych i prawnych, może przebiegać zapisem: Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne", Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Natomiast ujęcie w księgach rachunkowych odpisu amortyzacyjnego od tej licencji będzie przebiegało zapisem: Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Amortyzacja) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 07-2 "Odpisy umorzeniowe wartości niematerialnych i prawnych".

W ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, jednostki mogą stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Jeżeli, w ocenie jednostki, zakupiona licencja ma nieistotną wartość, to, na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości, Czytelnicy mogą dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego od jej wartości początkowej. To, czy dana wartość jest dla przedsiębiorstwa istotna, czy nie, jednostka określa sama.

Ponadto jednostki mogą stosować uproszczenie polegające na tym, że te składniki aktywów trwałych spełniające definicję wartości niematerialnych i prawnych, które mają niską wartość, nie będą zaliczane do wartości niematerialnych i prawnych. Wartości tych składników odnosi się wówczas bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Należy pamiętać, aby sposób ujmowania w księgach niskocennych składników majątku wynikał z przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.

W sytuacji gdy zakupiona przez Czytelników licencja nie spełnia warunków określonych w ustawie o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych, wydatki na jej nabycie odnosi się bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej zapisem: Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce lub Pozostałe koszty) lub odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".