Koszty podlegające rozliczeniu w czasie

Nasza firma ewidencjonuje koszty tylko na kontach zespołu 4. Czy możemy zapisać w zasadach rachunkowości, że koszty podlegające rozliczeniu w czasie będą księgowane w sposób uproszczony, tj. bezpośrednio na koncie służącym ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów z pominięciem ich wcześniejszego ujęcia na koncie zespołu 4? Jeżeli tak, to w jaki sposób będą wówczas przebiegały księgowania np. opłaconego w czerwcu 2018 r. za rok z góry czynszu za najem lokalu usługowego?

Prawo bilansowe nie określa szczegółowo zasady ewidencjonowania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jednostki we własnym zakresie ustalają w polityce rachunkowości sposób prowadzenia ewidencji tych kosztów.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są dokonywane wówczas, gdy dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Stanowi o tym art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W księgach rachunkowych koszty takie ujmuje się na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów", skąd podlegają rozliczeniu do okresu, którego dotyczą. Czas i sposób rozliczania powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości). Przykładowo, gdy jednostka opłaciła z góry czynsz za najem lokalu usługowego, to jego wartość powinna rozliczać w równych ratach co miesiąc (czyli wtedy, kiedy ma miejsce wykonanie usługi najmu).

Wydatek ten może również odpisać w koszty jednorazowo (z pominięciem rozliczeń miesięcznych), o ile jego wartość nie jest istotna i nie wywiera znaczącego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (zapis w tej kwestii powinien znaleźć się w polityce rachunkowości). Przy czym, jeśli umowa najmu dotyczy dwóch różnych lat obrotowych, np. od czerwca 2018 r. do maja 2019 r., to trzeba ją rozliczyć proporcjonalnie w tych latach. Wskazane jest wówczas dokonać jednorazowego odpisu w koszty czerwca 2018 r. części dotyczącej danego roku, tj. za okres od czerwca do grudnia br. Natomiast część odnosząca się do następnego roku, tj. od stycznia do maja 2019 r., powinna zostać odpisana w koszty w styczniu 2019 r.

Księgowanie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koncie 64-0 może odbywać się na dwa sposoby. Wybór jednego z nich należy zapisać w polityce rachunkowości.

W pierwszym z tych rozwiązań koszt ujmuje się na podstawie dokumentów źródłowych z chwilą jego poniesienia w zespole 4 i równolegle przenosi go na konto 64-0 zapisem: Wn konto 64-0, Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". W takim przypadku odpis czynnych rozliczeń międzyokresowych w ciężar kosztów okresu, którego dotyczą, księguje się: Wn konto 49, Ma konto 64-0.

Drugi sposób polega na tym, że koszty dotyczące przyszłych okresów są od razu, w oparciu o dokumenty źródłowe, z pominięciem ewidencji na koncie zespołu 4, ujmowane na koncie 64-0 (przykład). Następnie z chwilą przyporządkowania wydatków do poszczególnych okresów sprawozdawczych są one przenoszone na stronę Wn konta 40 "Koszty według rodzajów". Istotne jest, że stosując to drugie rozwiązanie, saldo konta 64-0 nie jest uwzględniane przy ustalaniu zmiany stanu produktów.

Przykład Założenia W czerwcu 2018 r. jednostka zawarła umowę najmu lokalu usługowego na okres od czerwca 2018 r. do maja 2019 r. Zgodnie z umową zapłata nastąpiła za cały okres najmu. Wartość zapłaty na podstawie otrzymanej faktury wyniosła łącznie 88.560 zł (w tym VAT podlegający odliczeniu 16.560 zł).   Zgodnie z polityką rachunkowości jednostka ewidencjonuje koszty działalności operacyjnej tylko w zespole 4. Koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych ujmuje bezpośrednio na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".   Koszt najmu został uznany za istotny i podlega rozliczeniu w czasie. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. WB - zapłata z góry za najem lokalu usługowego: 88.560 zł 21 13-0 2. Faktura za zakup usługi najmu:          a) wartość brutto zobowiązania 88.560 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 16.560 zł 22-2 30    c) wartość usługi netto 72.000 zł 64-0 30 3. PK - zarachowanie kosztu dotyczącego czerwca 2018 r. (72.000 zł : 12 m-cy) 6.000 zł 40 64-0 Księgowania