Podmioty, które muszą składać sprawozdania finansowe do KRS

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego należy je przekazać odpowiednim instytucjom, m.in. do sądu rejestrowego oraz urzędu skarbowego.

Począwszy od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowe podlegają złożeniu do KRS wyłącznie drogą elektroniczną. Przy tym sprawozdanie finansowe za 2017 r. nie musiało być sporządzone w formie elektronicznej. Mogło być po raz ostatni przygotowane w postaci papierowej. Do KRS należy jednak składać je za pomocą środków komunikacji elektronicznej (patrz pkt 2 dodatku).

Złożenie dokumentów do KRS

Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W podmiotach, w których rok obrotowy zakończył się 31 grudnia 2017 r., sprawozdanie finansowe za 2017 r. trzeba było zatwierdzić najpóźniej do końca czerwca 2018 r.

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym wszystkie elementy tego sprawozdania wraz z dokumentami określonymi w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy sprawozdanie finansowe za 2017 r. nie zostało zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, należy je złożyć do sądu rejestrowego dwukrotnie. Po raz pierwszy powinno było być złożone jako sprawozdanie niezatwierdzone 15 dni po terminie, w którym należało je zatwierdzić, czyli do 15 lipca 2018 r. Po raz drugi należy je złożyć już po jego zatwierdzeniu 15 dni po tym zdarzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.

Jednostki, które poddały badaniu sprawozdanie finansowe dobrowolnie, nie mają obowiązku składania do KRS sprawozdania z badania.

Obowiązki przedsiębiorców z KRS i SP ZOZ

Krajowy Rejestr Sądowy składa się z:

• rejestru przedsiębiorców,
   
• rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
    
• rejestru dłużników niewypłacalnych (obecnie ustawodawca zdecydował o jego wygaszaniu).

Zgodnie z art. 50 ustawy o KRS, jeżeli podmiot wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (...), podejmuje działalność gospodarczą, podlega obowiązkowi wpisu także do rejestru przedsiębiorców, z wyjątkiem samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej.

W dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się wzmianki o złożeniu następujących dokumentów finansowych:

• sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej, z oznaczeniem dat ich złożenia i roku obrotowego,
   
• sprawozdania z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską, na podstawie przepisów o rachunkowości,
   
• uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty,
   
• sprawozdania z działalności, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają jego złożenia do sądu rejestrowego; dotyczy to jednostek określonych w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, np. spółek z o.o. i akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni i przedsiębiorstw państwowych (pod warunkiem, że podmioty te nie korzystają z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro lub małych i odstąpiły od sporządzania sprawozdania z działalności),
   
• sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają jego złożenia do sądu rejestrowego - wynika tak z art. 40 pkt 2-5a ustawy o KRS; regulacja ta nie ma zastosowania do podmiotów wpisanych tylko do rejestru stowarzyszeń (art. 53a ustawy o KRS).

Ministerstwo Sprawiedliwości w piśmie z dnia 28 lutego 2018 r. (stanowiącym odpowiedź na pytania naszego Wydawnictwa) podkreśliło, że podmioty niewpisane do rejestru przedsiębiorców, oprócz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, nie podlegają obowiązkowi składania do sądu rejestrowego sprawozdań finansowych i dokonywanie przez nie zgłoszenia (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS) albo składanie wniosku (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS) nie będzie możliwe. Natomiast samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej, chociaż nie jest wpisywany do rejestru przedsiębiorców, gdy podejmie działalność gospodarczą, podlega obowiązkowi sporządzania i składania do sądu rejestrowego sprawozdań finansowych. Dla samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej również będzie prowadzone repozytorium dokumentów finansowych.

Można zatem uznać, że, co do zasady, obowiązki dotyczące przekazania dokumentów finansowych do KRS obciążają podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców (patrz tabela).

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, że sprawozdanie finansowe bądź inne dokumenty nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny. Wezwanie to jest elementem postępowania przymuszającego (patrz pkt 2 dodatku).

Należy pamiętać też o ewentualnych sankcjach karnych. Sąd rejestrowy może zawiadomić organy ścigania o popełnieniu przestępstwa w szczególności z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem grzywnie albo karze ograniczenia wolności podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy nie składa m.in. sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym (zob. też art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości).