Polisa ubezpieczeniowa samochodu w księgach rachunkowych

Na potrzeby prowadzonej działalności zakupiliśmy w salonie nowy samochód. Zostanie on ujęty w ewidencji środków trwałych. Przed przyjęciem go do używania zawarliśmy polisę ubezpieczeniową. Czy w takim przypadku koszty ubezpieczenia tego samochodu zwiększą jego wartość początkową?

NIE. Koszty ubezpieczenia samochodu poniesione przed przyjęciem go do używania nie zwiększają jego wartości początkowej, należy zaliczyć je bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej.

Korzystanie z samochodów, również w prowadzonej działalności gospodarczej, wiąże się z obowiązkowym ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej posiadaczy takich pojazdów. Oprócz ubezpieczenia obowiązkowego (OC) właściciele samochodów mogą również wykupić ubezpieczenia dobrowolne (np. AC, NNW).

Ze względu na to, że ubezpieczenia dotyczą bieżącej eksploatacji samochodu nie zwiększają jego wartości początkowej, zalicza się je bezpośrednio do kosztów działalności operacyjnej. Koszty te można ująć w księgach rachunkowych zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto ubezpieczyciela)

oraz równolegle

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Koszty ubezpieczenia samochodów firmowych obejmują zwykle okres 12 miesięcy i wpływają na wynik finansowy dwóch lat obrotowych. Powinno się je zatem ująć w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ewidencja składek ubezpieczeniowych na podstawie zawartej polisy ubezpieczeniowej w jednostce ujmującej koszty na kontach zespołu 4 i 5 może przebiegać zapisem:

a) kwota składek wynikająca z polisy

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Konto ubezpieczyciela),

b) zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) odpis kosztów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy

- Wn konto zespołu 5,

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jeżeli kwota składki jest w ocenie jednostki nieistotna, to część składki dotyczącą roku bieżącego jednostka może odnieść w koszty bilansowe jednorazowo w momencie ich poniesienia (bez rozliczania w czasie co miesiąc), natomiast część kosztów dotyczącą roku następnego ująć na koncie 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów" i odnieść w ciężar kosztów bilansowych w styczniu następnego roku.