Obowiązki związane z zamknięciem księgi podatkowej

Podatnicy rozliczający podatek dochodowy z działalności gospodarczej na podstawie księgi podatkowej mają obowiązek stosowania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które określa nie tylko szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, ale również szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem. Do obowiązków tych należy m.in. zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów na koniec roku podatkowego.

W praktyce przy prowadzeniu podatkowej księgi zdarzają się błędy, w tym nierzadko spowodowane niejasnymi przepisami i rozbieżnymi stanowiskami co do ich stosowania. W związku z tym przed zamknięciem księgi podatkowej wskazane jest dokonanie jej przeglądu, w celu skorygowania ewentualnych błędów popełnionych w trakcie danego roku przy ujmowaniu przychodów i kosztów, które mogą wpływać na wysokość rocznego podatku dochodowego. Zasady korygowania błędów stwierdzonych w zapisach księgowych sformułowane zostały w § 12 ust. 2 rozporządzenia. W myśl tego przepisu błędy takie poprawia się poprzez:

• skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki - ten sposób mogą stosować podatnicy prowadzący podatkową księgę tradycyjnie (ręcznie) lub
   
• wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, przy czym zapisów zmniejszających przychody lub koszty dokonuje się ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Termin zamknięcia podatkowej księgi nie został ustalony w żadnych przepisach. W praktyce przyjmuje się, że księga podatkowa powinna być zamknięta do dnia, w którym upływa termin złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Zeznanie składa się w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (art. 45 ust. 1 ustawy o pdof). W tym samym terminie należy również wpłacić różnicę między podatkiem należnym wynikającym z tego zeznania a sumą należnych za dany rok zaliczek na podatek. Oznacza to, że księgę za 2018 r. należy zamknąć najpóźniej 30 kwietnia 2019 r.

Z zamknięciem podatkowej księgi wiąże się przede wszystkim konieczność:

• podsumowania zapisów w księdze,
   
• sporządzenia spisu z natury,
   
• wyceny spisu z natury,
   
• wpisania spisu z natury do księgi.

Ostatnią czynnością związaną z zamknięciem księgi podatkowej jest ustalenie dochodu (straty) za dany rok.

Ostateczny termin zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów za 2018 r. mija 30 kwietnia 2019 r.

Trzeba mieć na uwadze, że dowody księgowe powinny być przechowywane wraz z księgą do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany rok podatkowy. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres przechowywania dokumentacji wydłuża się, jeżeli bieg terminu przedawnienia nie rozpocznie się, będzie zawieszony lub zostanie przerwany na skutek wystąpienia sytuacji wymienionych w art. 70 § 2-8 oraz art. 70a Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.). Zatem dowody księgowe oraz księgę podatkową za 2018 r. należy, co do zasady, przechowywać do końca 2024 r.