Złożenie sprawozdań finansowych i innych dokumentów do KRS

W świetle art. 69 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 - także sprawozdanie z działalności - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Powyższe dotyczy także składania skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Kierownik jednostki składa również do KRS sprawozdanie (także skonsolidowane) z płatności na rzecz administracji publicznej. Wszystkie te dokumenty muszą byś przygotowane w formie elektronicznej, przy czym sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS muszą być sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionych w BIP.

Zgodnie z art. 9a ustawy o KRS, dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do KRS prowadzi się w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. Do repozytorium dokumentów finansowych są składane dokumenty, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości. Każdy ma prawo przeglądania repozytorium dokumentów finansowych. Centralna Informacja bezpłatnie udostępnia dokumenty z repozytorium dokumentów finansowych za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.

Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego w tym celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem. Do zgłoszenia dokumentów, o których mowa w ustawie o rachunkowości w art. 69 ust. 1c i 1d (dotyczy sprawozdania finansowego, w tym skonsolidowanego oraz z działalności, a także sprawozdania z badania oddziałów instytucji kredytowych lub finansowych) oraz ust. 4 (dotyczy złożenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności jednostki dominującej wyższego szczebla), można dołączyć ich kopie podpisane w ww. sposób. Elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokrycia straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego. Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości (por. art. 19e ustawy o KRS).

Uwaga: Na dzień oddania publikacji do druku w Sejmie trwają prace nad ustawą o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (druk nr 2637), która ma wprowadzić zmiany m.in. w art. 19e ustawy o KRS.

Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (por. art. 20 ust. 1g ustawy o KRS). Oznacza to, że podatnicy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS nie muszą już składać oddzielnie sprawozdania finansowego i sprawozdania z badania do organów skarbowych. W tym przypadku to KRS przekaże te sprawozdania do odpowiednich organów skarbowych.