Rozliczenie wyników inwentaryzacji za 2018 r.

Na dzień bilansowy jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji składników aktywów i pasywów. Gdy w czasie inwentaryzacji zostaną ujawnione różnice inwentaryzacyjne, to trzeba je wyjaśnić i rozliczyć. Rozliczając wyniki inwentaryzacji można korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55).

Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki trzeba odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Różnice, które zostały ujawnione w toku inwentaryzacji między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Tak wynika z art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. W przypadku inwentaryzacji rocznej za 2018 r. ewentualne różnice inwentaryzacyjne wyjaśnia się zatem i rozlicza w księgach 2018 r. Dzięki temu w sprawozdaniu finansowym za 2018 r. jednostka przedstawi rzeczywisty stan aktywów i pasywów.

Na dokonanie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych dotyczących 2018 r. jest czas do 26 marca 2019 r. Termin ten wynika z art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości, w świetle którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeśli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za dany rok obrotowy sporządzane są nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają, w jaki sposób rozlicza się różnice inwentaryzacyjne. To kierownik jednostki decyduje o tym, jak zostaną one rozliczone. Podejmując decyzję uwzględnia charakter każdej z powstałych różnic oraz propozycje komisji inwentaryzacyjnej. Komisja odrębnie dla każdej pozycji różnic ustala przyczynę jej powstania i odpowiednio do niej proponuje określony sposób rozliczenia. Wyniki rozpatrzenia każdej różnicy komisja ujmuje w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawierającym wnioski co do sposobu ich rozliczenia wraz z uzasadnieniem. Może to również nastąpić na odpowiednio rozbudowanym zestawieniu różnic ilościowych i jakościowych (pkt 97 stanowiska w sprawie inwentaryzacji).

Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych przekazywany jest kierownikowi jednostki. Kierownik rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji, może też wprowadzać zmiany - po zapoznaniu się z opinią księgowego, a w razie potrzeby także radcy prawnego. Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy rozlicza je w księgach rachunkowych, pod datą spisu, nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury (pkt 108 i 109 stanowiska w sprawie inwentaryzacji).