Wycena i ewidencja niedoborów

Wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji wykazały niedobory materiałów i towarów. W jaki sposób należy dokonać ich wyceny i jak zaewidencjonować je w księgach rachunkowych?

Rozliczając różnice inwentaryzacyjne, bierze się pod uwagę ceny poszczególnych składników majątku stosowane przy ich ewidencji księgowej. W przypadku niedoborów wycena np. rzeczowych składników majątku trwałego następuje według wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, a zapasów - według ceny nabycia (zakupu) lub kosztu wytworzenia.

Sposób księgowego rozliczenia niedoborów uzależniony jest od tego, z jakim niedoborem mamy do czynienia. Wśród niedoborów można wyróżnić generalnie niedobory niezawinione i zawinione. Do niedoborów niezawinionych - czyli wykluczających odpowiedzialność osoby, której powierzono składniki majątku - zalicza się m.in. ubytki naturalne, powstające na skutek zmniejszenia ilości, ciężaru, objętości składników zapasów w związku z ich określonymi fizycznymi właściwościami. Dotyczy to w szczególności składników podlegających wysychaniu, topnieniu, rozmrażaniu, wietrzeniu, wyciekaniu, rozdrabnianiu, rozlewaniu itp. Wartość tych ubytków odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5, konto 70-1 "Koszt sprzedanych produktów", 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia) ",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Niedobory niezawinione obejmują także szkody spowodowane zdarzeniami losowymi (np. powódź, pożar, wichura) oraz przekraczające przyjęte zwyczajowo normy ubytków naturalnych, które nie obciążają osób materialnie odpowiedzialnych. Ich wartość przeksięgowuje się na konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne".

Druga grupa niedoborów to niedobory zawinione, do których doprowadziły zaniedbania osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku. W oparciu o decyzję kierownika jednostki niedobory stają się roszczeniem wobec osoby odpowiedzialnej materialnie. Osoba ta może zostać obciążona, w oparciu o notę księgową, równowartością niedoboru w cenie zakupu (nabycia) zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Gdyby kwota ta została podwyższona o dodatkowe roszczenie, np. do ceny sprzedaży netto lub brutto towaru czy produktu, wówczas to dodatkowe roszczenie odnosi się do pozostałych przychodów operacyjnych.

W związku z wystąpieniem niedoborów zawinionych może pojawić się konieczność skorygowania VAT naliczonego, jaki odliczono od zakupu danego składnika majątku, którego niedobór stwierdzono. Korektę tę odnosi się do pozostałych kosztów operacyjnych zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie".