Ewidencja pozornych różnic inwentaryzacyjnych

Po przeprowadzonym spisie z natury zapasów w jednostce, która posiada 3 sklepy stwierdzono niedobory i nadwyżki w towarach podlegających przemieszczeniu. Ustalono, że różnice te powstały na skutek braku kilku dowodów "Mm - Przesunięcie międzymagazynowe". W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych takie pozorne różnice inwentaryzacyjne?

W trakcie roku obrotowego ewidencja księgowa przesunięcia towarów pomiędzy sklepami, w ramach tego samego przedsiębiorstwa, może przebiegać na kontach analitycznych towarów, zapisem np.:

- Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Sklep X),

- Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Sklep Y).

W takiej sytuacji ma miejsce przychód i rozchód wewnętrzny towaru, który wymaga odpowiedniego udokumentowania, zazwyczaj dowodem "Mm - Przesunięcie międzymagazynowe".

W opisanym przypadku mamy do czynienia z różnicami inwentaryzacyjnymi, które wykryto podczas spisu z natury towarów. Ujawnione w wyniku inwentaryzacji różnice należy ująć zapisem:

1) nadwyżka towarów:

- Wn konto 33 "Towary",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

2) niedobór towaru:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów),

- Ma konto 33 "Towary".

Różnice inwentaryzacyjne ujęte na koncie 24 pozostają tam do momentu ustalenia ich przyczyn i przyjęcia sposobu ich rozliczenia. Należy je wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Zatem, zasadniczo, konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek i niedoborów) na dzień bilansowy nie powinno wykazywać salda.

Sposób rozliczenia nadwyżki i niedoboru towarów ujawniony podczas inwentaryzacji zależeć będzie od wyników postępowania wyjaśniającego ich powstanie. Gdy wynikają one z błędnej ewidencji rozchodów, np. brak dowodów Mm, mogą stanowić różnice pozorne. Niedobory i nadwyżki w poszczególnych sklepach dotyczące tych samych towarów, powstały bowiem w wyniku niewystawienia dowodów Mm. Przy czym, aby uznać takie wyjaśnienia za wiarygodne, spisy z natury w sklepach powinny być przeprowadzone w tym samym terminie. Rozliczenie różnic pozornych ujmuje się zapisami:

1) pozorna nadwyżka:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia) ",

2) pozorny niedobór:

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Trzeba mieć na uwadze, że nie można kompensować ze sobą niedoborów i nadwyżek stwierdzonych (ujawnionych) w różnych punktach sprzedaży detalicznej.