Ujęcie w księgach niedoboru gotówki w kasie

W czasie spisu z natury gotówki w kasie sporządzonego na dzień 31 grudnia 2018 r. okazało się, że brakuje w niej 300 zł. Kierownik uznał niedobór za zawiniony i obciążył kasjera. W jaki sposób należy ująć w księgach rachunkowych to zdarzenie?

W księgach rachunkowych niedobory składników majątku, w tym środków pieniężnych w kasie, ujawnione podczas inwentaryzacji ujmowane są na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów). Niedobory pozostają na tym koncie do momentu wyjaśnienia przyczyn ich powstania i ustalenia sposobu ich rozliczenia. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji okazało się, że wystąpił niedobór środków pieniężnych w kasie, należy wyjaśnić przyczyny jego powstania.

Na podstawie protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji operację stwierdzenia niedoboru gotówki w kasie, można ująć w ewidencji księgowej jednostki zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów),

- Ma konto 10 "Kasa".

Jeśli powstały niedobór gotówki w kasie zostanie uznany przez kierownika jednostki za zawiniony, wówczas kwotą brakujących środków pieniężnych w kasie obciąża się kasjera. Jeżeli kasjer uzna niedobór, to wtedy w księgach rachunkowych dokonuje się zapisu:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Gdy kasjer wpłaci brakującą kwotę do kasy lub na rachunek bankowy jednostki, to operację tę można zaewidencjonować w oparciu o dowód KP lub WB w następujący sposób:

- Wn konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Z kolei gdy zostanie podjęta decyzja, że niedobór zostanie pokryty z wynagrodzenia pracownika (kasjer wyraził na to zgodę), to potrącenie brakującej kwoty z tego wynagrodzenia może zostać zaksięgowane zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Druk protokołu inwentaryzacji kasy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość.

Gdyby pracownik odmówił pokrycia niedoboru, a sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowego, to zapis księgowy z tym związany może wyglądać następująco:

- Wn konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).