Kompensata nadwyżek i niedoborów

Przeprowadzona inwentaryzacja za 2018 r. wykazała nadwyżki i niedobory dotyczące niektórych materiałów. Chcielibyśmy przeprowadzić ich kompensatę. W jaki sposób powinniśmy tego dokonać w księgach rachunkowych, jeśli materiały ewidencjonowane są w cenach zakupu?

Kompensata jest jedną z form rozliczenia niedoborów i nadwyżek zapasów, które objęte są ewidencją ilościowo-wartościową. Rozliczenie nadwyżki jako kompensaty usprawiedliwionego niedoboru jest możliwe, o ile w jednostce są spełnione warunki określone w pkt 105 stanowiska w sprawie inwentaryzacji, a mianowicie:

a) niedobór i nadwyżka dotyczą podobnych asortymentów zapasów albo znajdują się w podobnych opakowaniach, co pozwala sądzić, że nastąpiła pomyłka przy ich wydawaniu lub przyjmowaniu,

b) niedobór i nadwyżka dotyczą zapasów powierzonych tej samej osobie odpowiedzialnej,

c) niedobór i nadwyżka zapasów zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

Kompensacie mogą podlegać wyłącznie niedobory uznane za niezawinione.

Ustalając kwotę, która podlega kompensacie, stosuje się zasadę mniejszej ilości i niższej ceny. Jeśli więc niedobór i nadwyżka różnią się co do ilości, to wielkość niedoboru albo nadwyżki określa się, biorąc pod uwagę mniejszą ilość. Jeżeli kompensowane składniki mają różne ceny, do wyceny kompensaty przyjmuje się cenę tego składnika, która jest niższa. Wynika to z pkt 106 stanowiska w sprawie inwentaryzacji.

Różnice inwentaryzacyjne odnoszone są na konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów) oraz na koncie 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek). Gdy ewidencja materiałów prowadzona jest w cenach zakupu, to w takich cenach należy rozliczyć niedobór i nadwyżkę materiałów. Dokonując ich kompensaty, trzeba przyjąć niższą cenę materiału wykazującego różnice inwentaryzacyjne. Jeśli niedobory i nadwyżki podlegają kompensacie, wówczas w ewidencji księgowej dokonuje się zapisu:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

Po dokonanej kompensacie konieczne jest zweryfikowanie, czy ewentualne pozostałe niedobory ilościowe mieszczą się w granicach norm. Gdy po ustaleniu ubytków naturalnych nadal pozostają różnice, to rozlicza się je - w zależności od przyczyny powstania różnicy - na zasadach ogólnych.

Jeżeli ewidencja materiałów w firmie prowadzona jest w innych cenach niż ceny zakupu (nabycia), to równocześnie do zaksięgowanego niedoboru lub nadwyżki należy ująć odchylenia od cen ewidencyjnych tych składników. Ujmuje się je odpowiednio po stronie Wn lub Ma konta 34-1 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów".

Przykład Założenia W trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury stwierdzono różnice inwentaryzacyjne w materiałach (ewidencjonowanych ilościowo-wartościowo według cen zakupu). Różnice te mają charakter: a) nadwyżki materiału A: 40 szt. × 17 zł/szt. = 680 zł, b) niedoboru materiału B: 28 szt. × 10 zł/szt. = 280 zł. W jednostce spełniono warunki do przeprowadzenia kompensaty niedoboru materiału A z nadwyżką materiału B. Dokonano jej zgodnie z zasadą mniejsza ilość i niższa cena, tj.: 28 szt. × 10 zł/szt. = 280 zł.   Pozostałą po kompensacie nadwyżkę materiału A, która wyniosła 400 zł, tj. 680 zł - 280 zł, odniesiono zgodnie z decyzją kierownika jednostki do pozostałych przychodów operacyjnych. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - wyksięgowanie różnic inwentaryzacyjnych:    a) nadwyżka materiału A 680 zł 31 24    b) niedobór materiału B 280 zł 24 31 2. PK - kompensata niedoboru z nadwyżką: 280 zł 24 24 3. PK - rozliczenie rzeczywistej nadwyżki pozostałej po kompensacie: 400 zł 24 76-0 Księgowania