Ewidencja nadwyżki towarów wykrytej podczas inwentaryzacji

Prowadzimy hurtownię artykułów spożywczych. Podczas inwentaryzacji wykryto m.in. nadwyżkę niektórych towarów. Do tej pory mieliśmy do czynienia tylko z niedoborami towarów. Jakim dokumentem zaksięgować tę nadwyżkę? W jaki sposób należy zaewidencjonować ją w księgach rachunkowych?

Podczas inwentaryzacji mogą zostać ujawnione różnice, mające postać nie tylko niedoboru, ale również nadwyżki danego składnika majątku. Nadwyżka inwentaryzacyjna powstaje wtedy, gdy w wyniku inwentaryzacji okazuje się, że jednostka faktycznie posiada więcej składników majątku, niż wynika to z ksiąg rachunkowych.

Przy uwzględnieniu wyjaśnień osób odpowiedzialnych za te składniki majątku komisja inwentaryzacyjna analizuje i ocenia poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów i stawia wnioski w odniesieniu do sposobu ich rozliczenia. Z przeprowadzonej weryfikacji różnic spisuje się protokół, który powinien zawierać przede wszystkim ilość i wartość niedoborów i nadwyżek, opis przyczyny powstania każdej z nich udokumentowany dowodami, wyjaśnieniami osób odpowiedzialnych oraz propozycje rozliczenia tych różnic.

Zatwierdzony przez kierownika jednostki protokół może być podstawą ujęcia ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych (w tym nadwyżek) w księgach rachunkowych. Zazwyczaj ujęcie w księgach rachunkowych zapisów dotyczących różnic odbywa się na podstawie dokumentu "PK - Polecenie księgowania", do którego załącza się otrzymany dokument źródłowy, czyli na przykład protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

Sposób udokumentowania inwentaryzacji i jej wyników, w tym również zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wskazane jest opisać w instrukcji inwentaryzacyjnej lub polityce (zasadach) rachunkowości jednostki (jeżeli takiej instrukcji jednostka nie sporządza).

Nadwyżkę towarów stwierdzoną podczas inwentaryzacji wskazane jest ująć w księgach rachunkowych, do czasu jej wyjaśnienia, zapisem:

- Wn konto 33 "Towary",

- Ma konto 24 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek).

Gdy postępowanie wyjaśniające wykaże, że jest to nadwyżka rzeczywista (bezsporna), można ją rozliczyć z niedoborami w drodze kompensaty - zapis: Wn konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek), Ma konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" (w analityce: Rozliczenie niedoborów). Może ona zostać również odniesiona do pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:

- Wn konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W toku postępowania wyjaśniającego może się okazać, że mamy do czynienia z nadwyżką pozorną, spowodowaną błędami przy ewidencji rozchodów. Nadwyżki pozorne towarów rozlicza się poprzez zmniejszenie odpowiednich kosztów, zapisami:

- Wn konto 24 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek" (w analityce: Rozliczenie nadwyżek),

- Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)".