Niedobory mieszczące się w granicach ubytków naturalnych

Nasza spółka z o.o. dokonuje hurtowej i detalicznej sprzedaży artykułów opałowych. Podczas inwentaryzacji tych towarów powstają różnice ilościowe wynikające z ich transportu i rozładunku. Zaliczamy je do ubytków naturalnych. Jak ustalić oraz określić wielkość takich ubytków, aby mogły zostać zakwalifikowane do kosztów działalności operacyjnej naszej spółki?

Komisja inwentaryzacyjna na podstawie wyjaśnień osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe wykazujące różnice analizuje i ocenia poszczególne pozycje nadwyżek i niedoborów, przedstawiając odpowiednie wnioski co do sposobu ich rozliczenia m.in. jako ubytki naturalne, występujące przede wszystkim w przypadku rzeczowych aktywów obrotowych. Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki stanowi podstawę do ujęcia ich w księgach rachunkowych.

Zasadniczo przyjmuje się, że ubytek naturalny stanowi zmniejszenie ilości składników majątkowych powstałe bez udziału człowieka, mieszczące się w granicach norm, spowodowane:

1) działaniem czynników biologicznych lub klimatycznych,

2) właściwościami fizycznymi lub chemicznymi,

3) warunkami magazynowania lub transportu.

Przepisy nie regulują zasad ustalania ubytków naturalnych. Normy ubytków naturalnych każda jednostka ustala samodzielnie, przyjmując wielkości norm stosowanych w tej samej branży oraz wielkości uznane za właściwe. Za ustalenie wielkości ubytku naturalnego w jednostkach naturalnych odpowiedzialny jest kierownik przedsiębiorstwa.

Normy ubytków naturalnych dla danego składnika majątku mogą być ustalane przy zastosowaniu jednej z następujących metod:

1) statystycznej, polegającej na gromadzeniu danych dotyczących kształtowania się rzeczywistych niedoborów w postaci ubytków naturalnych oraz wyprowadzeniu wniosków, na podstawie analizy tych danych, co do wysokości przewidywanej normy ubytku naturalnego,

2) doświadczalnej, polegającej na tym, że na podstawie przeprowadzonych badań i pomiarów w rzeczywistych warunkach magazynowania lub transportu oraz na podstawie szczegółowej analizy uzyskanych w ten sposób danych wyprowadza się wnioski co do wysokości normy ubytku naturalnego,

3) porównawczo-analitycznej, w której ustalenie wysokości normy ubytku naturalnego, następuje na podstawie danych statystycznych i danych z przeprowadzonych obserwacji o rzeczywistych warunkach obrotu magazynowego i porównaniu ich z danymi z przeprowadzonych badań laboratoryjnych oraz z danymi uzyskanymi z literatury oraz innych źródeł lub normami ubytków naturalnych składników majątku o zbliżonych właściwościach.

Sposób ustalania limitu na ubytki naturalne jednostka może określić w instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik do zasad (polityki) rachunkowości.

Stwierdzone podczas inwentaryzacji niedobory towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową mogą być kompensowane nadwyżkami tych składników. Kompensaty niedoborów z nadwyżkami dokonuje się zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych mieszczących się w granicach ustalonych norm. Przy kompensacie stosuje się zasadę niższej ceny i mniejszej ilości. W księgach rachunkowych niedobory uznane za ubytki naturalne, można ująć zapisem:

1) ujawnienie niedoboru:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów),

- Ma konto 33 "Towary",

2) odniesienie niedoboru mieszczącego się w granicach ubytków naturalnych w koszty, w cenach zakupu (nabycia):

- Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).