Wynagrodzenia wypłacane na przełomie roku

Wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc wypłacamy 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego. Wynagrodzenia za grudzień 2018 r. wypłaciliśmy pracownikom 10 stycznia 2019 r., a składki ZUS od tych wynagrodzeń opłaciliśmy 15 lutego 2019 r. W księgach którego roku powinniśmy zaewidencjonować koszt tych wynagrodzeń? W której pozycji bilansu sporządzanego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości należy wykazać zobowiązanie z tytułu składek ZUS oraz zaliczki na podatek?

W myśl obowiązującej w rachunkowości zasady memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości) w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że wartość brutto wynagrodzeń wraz z dotyczącymi ich składkami ZUS finansowanymi przez pracodawcę należy zaliczyć bilansowo do kosztów okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione, tj. do miesiąca, w którym pracownicy świadczyli pracę. Z tego względu w przypadku wynagrodzeń za grudzień 2018 r. wypłaconych w styczniu 2019 r., ich wartość łącznie z naliczonymi od nich składkami ZUS trzeba było ująć w kosztach bilansowych grudnia 2018 r.

Koszty należy wprowadzić do ksiąg rachunkowych w roku, którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Z kolei składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, a także składki ZUS oraz zaliczka na podatek dochodowy pobrane z wynagrodzenia pracownika należnego za grudzień 2018 r., a wypłaconego w styczniu 2019 r., nie stanowią jeszcze na dzień bilansowy 31 grudnia 2018 r. wymagalnych prawnie zobowiązań, mimo że figurują one po stronie Ma konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne". Dlatego w bilansie sporządzanym na dzień 31 grudnia 2018 r. podlegają one zasadniczo wykazaniu po stronie pasywów jako rezerwy. Jeśli jednostka korzysta ze wzoru z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, to ich wartość wykaże w pozycji B.I.3 "Pozostałe rezerwy krótkoterminowe".

Jednak gdy nie zniekształca to obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, a przyjęta zasada będzie stosowana przez jednostkę w sposób ciągły (i jest zapisana w polityce rachunkowości), to omawiane zobowiązania można przedstawić w pasywach bilansu w zobowiązaniach krótkoterminowych - w omawiany przypadku w pozycji B.III.3 lit. g) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych".