Rozliczanie składek ZUS opłacanych przez przedsiębiorców

Niedawno rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. Jako przedsiębiorca opłacam składki na własne ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne oraz składkę na Fundusz Pracy. Wpłaty dokonuję jednym przelewem z rachunku bankowego. W jaki sposób powinienem ujmować wspomniane składki w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Podatnik w kolumnie 13 może wykazać składki na ubezpieczenia społeczne i składkę na Fundusz Pracy.

Składki ZUS przedsiębiorcy mogą uwzględniać w rachunku podatkowym w ten sposób, że wpłaty na:

• Fundusz Pracy zalicza się do kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 3d w związku z ust. 1 pkt 55a updof),
   
• ubezpieczenia społeczne ujmuje się do kosztów uzyskania przychodów albo odlicza od dochodu (art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 55a updof oraz art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a i ust. 13a updof),
   
• ubezpieczenie zdrowotne odlicza się od podatku/zaliczki na podatek (art. 27b oraz art. 44 ust. 3 i 3f updof).

Do końca 2017 r. składki były opłacane przez przedsiębiorców na wskazane przez ZUS rachunki bankowe odrębnymi wpłatami, w podziale na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy. Wpłaty dokonywało się na podstawie bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru zobowiązany był ZUS, którego wzór określony był w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 listopada 2009 r. w tej sprawie (Dz. U. nr 202, poz. 1561).

Na podstawie tego dokumentu składki na Fundusz Pracy podlegały wpisaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" pod datą ich zapłaty do ZUS. Analogicznie wpisywano do podatkowej księgi opłacone składki na własne ubezpieczenia społeczne w przypadku ich zaliczenia do kosztów podatkowych.

Przedsiębiorca w prosty sposób mógł też ustalić kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz składek na ubezpieczenia społeczne (nieuznanych za koszt podatkowy) podlegających odliczeniu odpowiednio od podatku i dochodu przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Obecnie wszystkie należności składkowe podlegają wpłacie jedną kwotą na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przedsiębiorcy przez ZUS, bez określania na przelewie jakiego okresu i rodzaju składek dotyczy wpłata. Natomiast ZUS rozdziela dokonaną wpłatę na poszczególne fundusze:

• z uwzględnieniem proporcjonalnego procentowego podziału wpłaty według kwot składek przypadających do zapłaty na poszczególne fundusze na podstawie danych zawartych w deklaracji rozliczeniowej złożonej za ostatni miesiąc kalendarzowy albo
   
• według procentowego udziału składek na poszczególne fundusze w kwocie wpłaty, na podstawie stóp procentowych składek na poszczególne fundusze dla płatnika składek opłacającego składki na własne ubezpieczenia - w przypadku gdy płatnik nie złożył deklaracji rozliczeniowej.

Przedsiębiorca na potrzeby rozliczenia składek ZUS musi zatem ustalić wartość poszczególnych składek w ogólnej kwocie wpłaty. Taką kalkulację (podział wpłaty na poszczególne składki) warto sporządzić na piśmie (np. na odwrocie dokumentu płatniczego). Zgodnie z tym wyliczeniem przedsiębiorca w podatkowej księdze w kolumnie 13 "pozostałe wydatki" wpisuje kwoty składek stanowiących koszt podatkowy. Może również w księdze w kolumnie 17 "Uwagi" dokonać zapisu wysokości składek objętych odliczeniem od dochodu/podatku przy obliczaniu zaliczki na podatek za dany miesiąc.