Koszty zakupu biletu w miesiącu poprzedzającym miesiąc, w którym ma miejsce podróż przedsiębiorcy

Właściciel firmy w czerwcu 2019 r. weźmie udział w targach branżowych. Podróż odbędzie samolotem. Zakupu biletu na samolot dokonano w maju br. Kiedy wydatek z tego tytułu można uznać za koszt uzyskania przychodu i ująć w podatkowej księdze?

Wydatek związany z zakupem biletu na samolot dla przedsiębiorcy, stanowi koszt uzyskania przychodu i może być wpisany do podatkowej księgi pod datą wystawienia dowodów stanowiących podstawę do jego ujęcia w podatkowej księdze.

Wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności, uważa się za podróż służbową przedsiębiorcy. W przypadku odbycia takiej podróży przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że poniósł je w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 updof.

Przepisy podatkowe nie wprowadzają ograniczeń, co do rodzaju i klasy środka transportu jakim przedsiębiorca może odbywać podróż. Jeśli decyduje się on na podróż publicznym środkiem transportu (tu: samolotem), wówczas do kosztów uzyskania przychodów zaliczy faktyczną cenę za bilet (po uwzględnieniu przysługujących zniżek). Tego rodzaju wydatek nie jest bowiem objęty wykluczeniem z kosztów podatkowych na podstawie art. 23 updof.

Aby wydatek ująć w ewidencji podatkowej, konieczne jest jego prawidłowe udokumentowanie. Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są w szczególności faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. Tak wynika z § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia.

Z kolei w myśl § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485), za fakturę uważany jest bilet jednorazowy, wystawiony przez przewoźnika (tj. podatnika uprawnionego do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. samolotami i śmigłowcami), jeżeli dokumentuje przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km i zawiera dane wskazane w tym przepisie. Tak więc bilet na samolot, wystawiony zgodnie z przywołanym przepisem, może być podstawą ujęcia kosztu w podatkowej księdze.

Wydatek dotyczący zakupu biletu, stanowiący koszt podatkowy, należy wpisać do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", pod datą poniesienia kosztu. Niezależnie przy tym od metody prowadzenia podatkowej księgi (tj. uproszczonej określonej w art. 22 ust. 4 updof lub memoriałowej uregulowanej w art. 22 ust. 5-5c updof), za dzień poniesienia kosztu przyjmuje się dzień wystawienia dowodu będącego podstawą ujęcia (zaksięgowania) kosztu w podatkowej księdze (art. 22 ust. 6b updof).

Mając to na uwadze, należy stwierdzić, że chociaż podróż samolotem przedsiębiorca odbędzie dopiero w czerwcu 2019 r., to wydatek związany z zakupem biletu może ująć w podatkowej księdze w dacie poniesienia, czyli dacie wystawienia biletu.