Opłaty za media w lokalu użyczonym podatnikowi na potrzeby firmy

Córka (osoba nieprowadząca działalności gospodarczej) użycza mi lokal na biuro. Umowa użyczenia zobowiązuje mnie do pokrywania kosztów mediów, z tym że faktury za media są wystawiane na córkę. Czy na potrzeby ujęcia tych wydatków w podatkowej księdze mogę wystawiać dowody wewnętrzne?

W sytuacji o której mowa w pytaniu podatnik nie może dokumentować kosztów mediów, wystawiając dowód wewnętrzny.

Gdy podatnik wykorzystuje lokal użyczony mu przez córkę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, a jednocześnie na podstawie zawartej umowy użyczenia jest on zobowiązany do ponoszenia wydatków za media w tym lokalu, to wydatki te pozostają w związku przyczynowym z przychodami i mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik powinien zatem wpisywać te wydatki do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki", na podstawie właściwych dowodów księgowych.

Podstawą ujęcia kosztów w podatkowej księdze, co do zasady, są faktury. W analizowanym przypadku podatnik nie ma jednak podpisanej umowy z dostawcami mediów, a jego córka jako osoba nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest upoważniona do wystawiania faktur. Uważamy, że w tej sytuacji koszty mediów podatnik może ujmować w podatkowej księdze na podstawie noty obciążeniowej lub innego dowodu księgowego zawierającego dane określone w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, wystawianych przez córkę.

Odnosząc się natomiast do kwestii dokumentowania tych wydatków dowodem wewnętrznym, sporządzanym we własnym zakresie przez podatnika, należy zauważyć, że tego rodzaju dowód może być wystawiany tylko w przypadkach określonych w § 14 ust. 2 rozporządzenia. Z przepisu tego wynika, że dowód wewnętrzny może być sporządzany na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących m.in. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą. Przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

Naszym zdaniem, z przepisu tego można wywieść, że dotyczy on przypadków, gdy podatnik wykorzystuje na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej część swojej nieruchomości, dlatego sporządzenie dowodu wewnętrznego jest uzasadnione, gdyż tylko część opłat wynikających z posiadanych dowodów stanowi koszt uzyskania przychodu i podlega ujęciu w księdze. Sytuacja opisana przez podatnika w pytaniu nie jest objęta zakresem tego przepisu, stąd wniosek, że podatnik nie powinien sporządzać dowodu wewnętrznego na podstawie wystawionych na jego córkę dokumentów potwierdzających koszty mediów.