Tworzenie rezerw na świadczenia pracownicze

Rezerwy na przyszłe świadczenia na rzecz pracowników są dokonywane w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Celem ich tworzenia jest zapewnienie kompletności kosztów przypadających na dany rok obrotowy. Wśród rezerw tych można wyróżnić m.in. tytuły dotyczące niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych czy nagród jubileuszowych. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z tytułu tych zobowiązań powinny być ustalane w wiarygodnie oszacowanej wartości, w ciężar kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie.

Obowiązek dokonywania dla celów bilansowych rezerw na przyszłe świadczenia na rzecz pracowników wynika z zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów wskazanej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą regułą jednostki powinny do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Gdy kwota rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów na przyszłe świadczenia pracownicze nie jest istotna, jednostka może odstąpić od jej tworzenia.

Od 1 stycznia 2019 r. wprowadzono do ustawy o rachunkowości przepis stanowiący o tym, że jednostki mikro, małe oraz określone organizacje pozarządowe (w tym fundacje i stowarzyszenia) mogą nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych. Uproszczenia tego nie stosuje się jednak do spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych i spółek jawnych lub komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej (art. 39 ust. 6 i 7 ustawy o rachunkowości).

Rezerwę na świadczenia pracownicze w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów odnosi się do kosztów działalności operacyjnej a drugostronnie księguje się na koncie 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Rezerwę w części dotyczącej bieżącego okresu sprawozdawczego można ewidencjonować zapisem:

a) gdy jednostka prowadzi wyłącznie konta zespołu 4

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

b) gdy jednostka prowadzi jednocześnie konta zespołu 4 i 5 lub tylko konta zespołu 5

- Wn odpowiednie konto zespołu 5, np. 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej",
   52 "Koszty sprzedaży", 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64-1 "Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Podwyższenie kwoty rezerwy w kolejnym roku obrotowym (latach obrotowych) ujmuje się w analogiczny sposób.