Upominki sfinansowane z ZFŚS

Chcielibyśmy przekazać naszym pracownikom upominki, których zakup zostałby sfinansowany w całości ze środków ZFŚS. Jak w księgach rachunkowych powinniśmy ująć przekazanie tych upominków pracownikom?

Środki ZFŚS pracodawcy mogą przeznaczyć m.in. na finansowanie działalności socjalnej, w tym na zakup upominków dla pracowników i ich dzieci. Ważne jest przy tym, aby przy ich przekazaniu uwzględnić sytuację życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych do korzystania z Funduszu. Stanowi o tym art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352).

Sfinansowanie upominków dla pracowników ze środków ZFŚS wiąże się z tym, że poniesione z tego tytułu wydatki obciążają Fundusz. Odnosi się je więc na zmniejszenie stanu środków ZFŚS na koncie 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS). Natomiast sam zakup upominków ujmuje się wstępnie na koncie 30 "Rozliczenie zakupu".

Trzeba pamiętać, że na gruncie ustawy o VAT (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.) zakupione świadczenia sfinansowane ze środków ZFŚS nie są związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Są to bowiem zakupy dotyczące działalności socjalnej. Z tego względu z faktury dokumentującej zakup upominków nie przysługuje prawo do odliczenia VAT (jednocześnie nie powstaje obowiązek wykazania VAT należnego od przekazania tych świadczeń).

Dlatego obciążenie ZFŚS wartością prezentów (jako zmniejszenie stanu konta 85) odbywa się w kwocie brutto. Ewidencja księgowa tego zdarzenia może być następująca:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Wartość upominków sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Świadczenie to jednak może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Gdy świadczenie przekroczy w roku podatkowym 1.000 zł, od nadwyżki ponad tę kwotę pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W księgach rachunkowych zaliczkę na podatek dochodowy można ująć na podstawie listy płac zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Wartość wydanych pracownikom upominków sfinansowanych z ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne.

Gdy zapłata za nabyte upominki następuje z rachunku ZFŚS, to księguje się ją w oparciu o wyciąg bankowy zapisem:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Natomiast jeśli zapłata zostaje dokonana z rachunku bieżącego jednostki, operację tę można ująć księgowaniem: Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami", Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". Wówczas niezbędna jest refundacja środków z rachunku bieżącego, co można zaewidencjonować:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".