Dopłata do wypoczynku dziecka pracownika

W sierpniu 2019 r. przyznaliśmy naszemu pracownikowi ze środków ZFŚS dofinansowanie wyjazdu dziecka na obóz językowy. Jak tę dopłatę powinniśmy zaewidencjonować w księgach rachunkowych?

Jeśli pracodawca tworzy ZFŚS, to może ze środków tego Funduszu finansować różne formy wypoczynku pracowników i ich rodzin. W przypadku dzieci pracowników wypoczynek ten może mieć charakter wyjazdów zorganizowanych w formie wczasów, kolonii, obozów, zimowisk, zielonej szkoły itp. Dotyczy to również obozów językowych. Są one organizowane w sposób nieco odmienny niż klasyczne kolonie lub obozy (wypoczynek jest bowiem połączony z nauką), jednak nie odbiera to im charakteru wypoczynkowego i mogą zostać sfinansowane z ZFŚS.

Regulamin ZFŚS powinien zawierać możliwość oraz warunki dofinansowania różnych form wypoczynku dzieci, w tym wyjazdów na obozy językowe. Trzeba mieć na uwadze, aby wysokość dopłat była uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

Dla celów podatku dochodowego dofinansowanie wyjazdu dzieci pracowników na obóz językowy ze środków ZFŚS stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. Może on jednak korzystać ze zwolnienia z opodatkowania w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o pdof. Zgodnie z tym przepisem wolne od podatku dochodowego są dopłaty z ZFŚS niezależnie od ich wysokości do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie m.in. wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem.

Dofinansowanie z ZFŚS wypoczynku dzieci pracowników zorganizowanego w formie obozu językowego nie podlega oskładkowaniu, o ile jest ono przyznawane zgodnie z kryterium socjalnym, tzn. w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej.

Wartość przyznanej dopłaty ze środków ZFŚS do wyjazdu dzieci pracowników na obóz językowy księguje się na zmniejszenie środków tego Funduszu zapisem:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Najczęściej wypłaty tego dofinansowania dokonuje się z rachunku bankowego ZFŚS. Gdy dofinansowanie jest przekazywane z rachunku bieżącego jednostki, to może być księgowane na podstawie wyciągu bankowego następująco:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Wówczas konieczna jest refundacja wypłaconej kwoty, co ujmuje się w księgach zapisem:

- Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Przykład Założenia Zgodnie z regulaminem ZFŚS istnieje możliwość dofinansowania wypoczynku w formie wyjazdu na obóz językowy dla dzieci pracowników. Przyznawanie dopłat uzależnione jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego do korzystania z ZFŚS.   W sierpniu 2019 r. pracownik złożył wniosek o przyznanie dofinansowania i przedłożył rachunek na kwotę 2.400 zł za pobyt swojego 11-letniego dziecka na obozie językowym. Wyjazd był zorganizowany przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Pracownikowi przysługuje dofinansowanie z ZFŚS w wysokości 50% wartości poniesionych na ten wyjazd kosztów, tj. 1.200 zł (kwota ta korzysta ze zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania).   Dofinansowanie wypłacono z rachunku bankowego ZFŚS. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - przyznanie dofinansowania wypoczynku w formie obozu językowego: 1.200 zł 85 23-4 2. WB - wypłata pracownikowi przyznanego świadczenia: 1.200 zł 23-4 13-5 Księgowania