Koszty szczepień przeciw grypie w księgach

W tym roku po raz pierwszy nasza firma zamierza dobrowolnie sfinansować pracownikom szczepienia przeciw grypie. Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa dotycząca tych szczepień?

Część pracodawców, w celu zminimalizowania ryzyka nieobecności pracowników spowodowanych zachorowaniem na grypę, zapewnia im szczepienia profilaktyczne. W księgach rachunkowych wydatki na szczepienia dla pracowników przeciwko grypie ujmuje się na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie. Wartość szczepień jest dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, który zasadniczo podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

W księgach rachunkowych wydatki na szczepienia profilaktyczne pracowników zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej. Ewidencja faktury dokumentującej wykonanie usługi szczepienia może przebiegać zapisami:

a) wartość wykonanej usługi

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) zarachowanie wartości wykonanej usługi do kosztów działalności operacyjnej

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
   lub odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Gdy pracodawca nie jest zobowiązany do ponoszenia kosztów szczepień na podstawie przepisów prawa pracy, ale dokona tego w celu ograniczenia nieobecności z powodu potencjalnego zachorowania na grypę, to u pracownika z tego tytułu powstaje nieodpłatne świadczenie. Stanowi ono przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. W księgach rachunkowych wartość tego podatku na podstawie listy płac ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).

Wartość sfinansowanych pracownikom szczepień przeciw grypie, która stanowi przychód ze stosunku pracy, podlega także uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek ZUS. Przy czym wyłączeniu z oskładkowania podlega wartość szczepienia przeciwko grypie, gdy uprawnienie do otrzymania tego świadczenia będzie wynikało z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a pracownik będzie ponosił za nie odpłatność w cenach niższych niż detaliczne.

W księgach rachunkowych potrącenie składek ZUS przez pracodawcę, na podstawie listy płac, można ująć następująco:

a) składki ZUS obciążające pracownika

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),

b) składki w części finansowanej przez pracodawcę

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
   lub odpowiednie konto zespołu 5

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).