Umorzenie pożyczki z ZFŚS po śmierci pracownika

Ze względu na śmierć pracownika jednostka postanowiła umorzyć pozostałą do spłaty część pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe. W jaki sposób należy ująć w księgach kwotę umorzonej pożyczki? Czy powinniśmy odnieść ją na zmniejszenie Funduszu, czy w pozostałe koszty operacyjne?

Jeśli jednostka umorzyła pozostałą do spłaty część pożyczki z ZFŚS, to jej kwota zmniejsza stan tego Funduszu.

Środki ZFŚS przeznacza się m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z tego Funduszu (art. 1 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Do tej działalności zalicza się np. udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Kwotę wypłaconej pracownikowi pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe w księgach rachunkowych ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Sposób i warunki, na jakich następuje spłata pożyczki powinny wynikać z zawartej umowy pożyczki. Najczęściej rata pożyczki potrącana jest co miesiąc z wynagrodzenia pracownika. Istotne jest, że potrącenie to może następować jedynie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. W księgach rachunkowych potrącenie raty pożyczki ujmuje się zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" .

Jednocześnie należy dokonać refundacji środków pieniężnych z rachunku bieżącego jednostki na rachunek bankowy Funduszu.

W sytuacji gdy zgodnie z regulaminem ZFŚS udzielona pożyczka na cele mieszkaniowe jest oprocentowana, to kwota należnych odsetek zwiększa środki tego Funduszu. Stanowi o tym art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS. Z kolei umorzona kwota pozostałej do spłaty pożyczki odnoszona jest na jego zmniejszenie.

Gdy pracownik zmarł, a pracodawca zdecydował o umorzeniu pozostałej do spłaty pożyczki z ZFŚS, to umorzona kwota wpływa na zmniejszenie środków Funduszu. W księgach rachunkowych zdarzenie to, na podstawie decyzji kierownika jednostki, można zaewidencjonować następująco:

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Przykład Założenia W czerwcu 2019 r. pracownikowi udzielono oprocentowanej pożyczki na cele mieszkaniowe z ZFŚS. Pożyczkę w kwocie 3.600 zł przekazano na rachunek bankowy pracownika.   Zgodnie z warunkami umowy pożyczka została udzielona na okres 24 miesięcy. Miesięczna rata spłaty to kwota 150 zł. Odsetki od udzielonej pożyczki wyniosły 54 zł i zostały spłacone jednorazowo z pierwszą ratą w lipcu 2019 r.    Pracownik na piśmie wyraził zgodę na potrącanie rat pożyczki oraz odsetek z wynagrodzenia.    W sierpniu 2019 r. pracownik zmarł. Pracodawca podjął decyzję o umorzeniu pozostałej do spłaty pożyczki w kwocie 3.450 zł, tj. 3.600 zł - 150 zł. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. WB - przekazanie kwoty pożyczki na rachunek bankowy pracownika (zapis w czerwcu 2019 r.): 3.600 zł 23-4 13-5 2. PK - zaewidencjonowanie odsetek od pożyczki (zapis w czerwcu 2019 r.): 54 zł 23-4 85 3. Lista płac za lipiec 2019 r. - potrącenie raty pożyczki oraz odsetek, tj. 150 zł + 54 zł (zapis w lipcu 2019 r.): 204 zł 23-0 23-4 4. WB - refundacja środków pieniężnych (zapis w lipcu 2019 r.): 204 zł 13-5 13-0 5. PK - umorzenie pozostałej do spłaty pożyczki (zapis w sierpniu 2019 r.) 3.450 zł 85 23-4 Księgowania