Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych

W sierpniu 2019 r. rozwiązaliśmy z pracownikiem umowę o pracę. Na początku września 2019 r. wypłaciliśmy mu wraz z wynagrodzeniem za sierpień 2019 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Na jakim koncie w układzie rodzajowym kosztów należy go zaewidencjonować? Czy powinniśmy odnieść go do kosztów sierpnia 2019 r., czy do kosztów września br.?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop ewidencjonowany jest w księgach zgodnie z zasadą memoriału wskazaną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Jego wartość należy więc odnieść do kosztów bilansowych w okresie, którego dotyczy. W omawianym przypadku ekwiwalent został wypłacony we wrześniu 2019 r., jednak dotyczy sierpnia 2019 r., ponieważ w tym miesiącu ustał stosunek pracy. Zatem jego wartością należy obciążyć koszty bilansowe sierpnia br. - jako świadczenia należnego za ten miesiąc.

W księgach rachunkowych ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest odnoszony do kosztów działalności operacyjnej. Ze względu na to, że jest to należność pracownika w związku z łączącym go z pracodawcą stosunkiem pracy, należy ująć go w zespole 4 na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia). Konto to przeznaczone jest do księgowania m.in. wynagrodzeń zasadniczych, za godziny nadliczbowe, premii, dodatków funkcyjnych, nagród jubileuszowych oraz ekwiwalentów za niewykorzystany urlop. Ewidencja księgowa ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownika, w oparciu o listę płac, może przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

W księgach rachunkowych ekwiwalent za niewykorzystany urlop stanowi składnik wynagrodzeń pracowników.

Natomiast potrącenie z kwoty ekwiwalentu zaliczki na podatek dochodowy oraz składek ZUS można zaksięgować następująco:

a) kwota zaliczki na podatek

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof),

b) wartość składek ZUS finansowanych przez pracownika

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Z kolei składki ZUS w części obciążającej pracodawcę ujmuje się na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia)
   lub konto w zespole 5,

- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).