Ewidencja księgowa odszkodowania dla byłego pracownika

Zgodnie z zawartą we wrześniu 2019 r. ugodą sądową jesteśmy zobowiązani do zapłaty byłemu pracownikowi odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji i należnej odprawy za zwolnienie z pracy. Czas na zapłatę tego zobowiązania, na podstawie ustaleń zawartych w ugodzie, mija 31 października 2019 r. Na jakim koncie należy zaewidencjonować kwotę odszkodowania? Czy ująć ją w księgach w dacie zawarcia ugody, czy w momencie jej wypłacenia byłemu pracownikowi?

W księgach rachunkowych kwotę odszkodowania, którą jednostka jest zobowiązana wypłacić byłemu pracownikowi na podstawie zawartej ugody sądowej, należy ująć w księgach rachunkowych w dacie jej zawarcia (tu: we wrześniu 2019 r.). Koszty dotyczące odszkodowań zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości).

Zasada memoriału określona w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki ujmuje się wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Poza tym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. W związku z tym jeżeli ugoda sądowa dotycząca odszkodowania dla byłego pracownika została zawarta we wrześniu 2019 r., to kwotę zobowiązania z niej wynikającą należy ująć w księgach września 2019 r. Bez znaczenia pozostaje fakt, że wypłata odszkodowania nastąpi w późniejszym terminie.

Kwotę odszkodowania należy ująć na podstawie ugody sądowej pod datą jej zawarcia następująco:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Gdyby w oparciu o zawartą ugodę jednostka była zobowiązana do zapłaty odsetek, to ich kwotę należy odnieść w ciężar kosztów finansowych (art. 42 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Wypłatę odszkodowania wraz z ewentualnymi odsetkami, np. na podstawie wyciągu bankowego można zaewidencjonować zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład Założenia W dniu 13 września 2019 r. jednostka zawarła ugodę sądową z byłym pracownikiem, na podstawie której jest zobowiązana do zapłaty odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji i należnej odprawy za zwolnienie z pracy w kwocie 10.600 zł oraz odsetek w wysokości 400 zł. Termin zapłaty odszkodowania wynikający z ugody upływa z dniem 31 października 2019 r.    Jednostka w dniu 10 października 2019 r. przekaże na rachunek bankowy byłego pracownika kwotę odszkodowania wraz z odsetkami wynikającymi z zawartej ugody. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. PK - odszkodowanie dla byłego pracownika, na podstawie zawartej ugody sądowej (zapis we wrześniu 2019 r.):    a) zobowiązanie główne 10.600 zł 76-1 24    b) naliczone odsetki 400 zł 75-1 24 2. WB - wypłacenie odszkodowania byłemu pracownikowi (zapis w październiku 2019 r.): 11.000 zł 24 13-0 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)