Przejście z inwentaryzacji ręcznej na elektroniczną

Czy spis z natury można przeprowadzić elektronicznie, tj. za pomocą czytników kodów kreskowych? Jakich zmian należy dokonać w instrukcji inwentaryzacyjnej przy przejściu z inwentaryzacji tradycyjnej na elektroniczną?

Ustawa o rachunkowości nie zawiera przepisów dotyczących techniki przeprowadzania inwentaryzacji. W świetle pkt 69 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów. Wspomaganie może polegać między innymi na:

a) elektronicznym wypełnianiu przez zespoły spisowe dokumentacji inwentaryzacyjnej, przede wszystkim arkuszy spisowych,

b) korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury lub podobnej funkcji w systemach księgowych, w szczególności zapewniających bieżące wykazywanie wyników spisu oraz tworzenie dokumentacji spisowej, w tym ustalanie różnic inwentaryzacyjnych,

c) przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń - skanerów, pod warunkiem uprzedniego oznaczenia składników zapasów stanowiących przedmiot spisu odpowiednimi kodami (oznaczeniami) identyfikującymi; skanery stosuje się do identyfikacji i liczenia składników zapasów (nie zapewniają one ustalenia wagi ani objętości); kolejne etapy spisu (sporządzanie arkuszy, ustalanie różnic) również następują z użyciem oprogramowania.

Jednostka chcąca przeprowadzić spis z natury w formie elektronicznej, powinna dysponować odpowiednimi systemami informatycznymi i urządzeniami, które mogą być wykorzystywane także w bieżącej obsłudze, np. magazynowej. Do przeprowadzenia inwentaryzacji elektronicznej bardzo istotne są oznaczenia spisywanych składników majątku za pomocą kodów kreskowych oraz elektroniczne skanery. Za pomocą skanerów kody są odczytywane, a odpowiednie informacje przekazywane są do systemu informatycznego. System dokonuje wyceny i wskazuje na różnice inwentaryzacyjne. Warunkiem korzystania z czytników elektronicznych jest prawidłowo opracowany indeks towarów, materiałów, czy środków trwałych, zawierający oznaczenia umożliwiające jednoznaczną identyfikację każdej pozycji spisywanych składników majątku, skomputeryzowanej ewidencji magazynowej i księgowej oraz posiadanie odpowiednio skonfigurowanych programów. Powyższe oznacza, że za prawidłowo przeprowadzoną inwentaryzację drogą spisu z natury należy uznać formę elektroniczną, z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych, zintegrowanych z systemem informatycznym. Przy czym bez względu na technikę przeprowadzania spisu z natury każdy spisany składnik majątku powinien zostać ujęty tylko jeden raz w arkuszach spisowych. Ponadto, przy spisie z natury powinna być zachowana zasada porównywalności polegająca na tym, że stan każdego spisanego składnika majątku jest porównywalny ze stanem tego samego składnika majątku wynikającym z ksiąg rachunkowych, na ten sam dzień. Ważna jest także odpowiednia kontrola przebiegu spisu z natury. W tym celu kierownik jednostki powinien wyznaczyć osoby, które będą kontrolować taki spis pod względem kompletności, prawidłowości i rzetelności.

Przy przejściu z przeprowadzania spisu z natury w formie tradycyjnej na formę elektroniczną konieczne jest właściwe przygotowanie wewnątrz jednostki, dotyczące zarówno spisywanych składników majątku (oznaczenia kodowe), jak i odpowiednio skonfigurowanego systemu informatycznego. Jednostka może również stosować system mieszany inwentaryzacji w drodze spisu z natury, polegający na tym, że część spisywanych składników majątku będzie się odbywała ręcznie na papierowych arkuszach spisowych, zaś pozostała część za pomocą urządzeń elektronicznych.