Charakterystyka dokumentacji inwentaryzacyjnej

W ustawie o rachunkowości w rozdziale 3 "Inwentaryzacja" zawarto przepisy (od art. 26 do art. 27) dotyczące terminów, metod oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji. Ustawa nie zawiera jednak zasad opisujących techniki przeprowadzania inwentaryzacji. Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna posiadać własne wypracowane uregulowania w zakresie inwentaryzacji, uwzględniające jej wielkość, specyfikę oraz rodzaj posiadanych zasobów. Pomocą w sprawie organizacji dokumentacji oraz technik przeprowadzania inwentaryzacji może być stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów.

Przez dokumentację inwentaryzacyjną rozumie się dokumenty związane ze spisem z natury, w tym także w postaci elektronicznej, które można podzielić na:

1) dotyczące przygotowania i organizacji spisu z natury, np. zarządzenie w sprawie inwentaryzacji, harmonogram inwentaryzacji, oświadczenia osób odpowiedzialnych, instrukcje inwentaryzacyjne,

2) dotyczące ujęcia wyników spisu z natury, takie jak np. arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze, pisemne rozliczenie wydanych i zwróconych arkuszy spisowych,

3) dotyczące rozliczenia spisu, np. zestawienia różnic inwentaryzacyjnych.

Przepisy wewnętrzne w zakresie organizacji inwentaryzacji w jednostce powinny być zatwierdzone przez kierownika tej jednostki i wydane w formie dokumentu.

Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów dokonuje podziału dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji w drodze spisu z natury na dokumenty (regulacje) o charakterze bieżącym i stałym (por. pkt 30-33 ww. stanowiska).

Regulacje stałe odnoszą się do zagadnień typowych, powtarzających się corocznie. Podlegają one okresowej aktualizacji, w miarę zmian warunków działania jednostki. Do regulacji stałych zaliczyć można instrukcje inwentaryzacyjne, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. Z kolei regulacje bieżące są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Do bieżących regulacji zalicza się między innymi:

• zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury oraz
   
• harmonogram inwentaryzacji.

W przypadku małych jednostek, regulacje wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji mogą ograniczać się do wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji. Przy czym zaleca się również opracowanie w takich jednostkach instrukcji inwentaryzacyjnej oraz harmonogramu spisu z natury, gdyż ułatwi to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.

Uwaga: Dokumentacja inwentaryzacyjna powinna odpowiadać wymogom stawianym w ustawie o rachunkowości dokumentom księgowym (por. art. 20 ust. 2 i art. 21 ww. ustawy).