Skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych

Ustawa o rachunkowości nie reguluje kwestii powoływania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Dobre praktyki i wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury zawiera stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów. Stanowisko to wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne powstające przy przeprowadzaniu spisu z natury. Zagadnienia dotyczące komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych zostały opisane w rozdziale II "Przygotowanie i organizacja inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury". Na podstawie pkt 20 ww. stanowiska, czynności spisowe może wykonywać komisja inwentaryzacyjna, odrębnie powołana przez kierownika jednostki - na jej wniosek - zespoły spisowe lub mieszane zespoły spisowe, czyli takie, w skład których wchodzi jeden członek komisji inwentaryzacyjnej.

Kierownik jednostki powołuje stałą albo do wykonania określonego zadania komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego. W jednostkach, w których średnioroczne zatrudnienie nie przekracza 10 osób, zadania komisji inwentaryzacyjnej może wykonywać jedna osoba (komisarz spisowy). Zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest zorganizowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, jego przeprowadzenie, wyjaśnienie powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i przedłożenie kierownikowi jednostki propozycji co do sposobu ich rozliczenia.

W skład zespołu spisowego wchodzą co najmniej dwie osoby, które posiadają wiedzę o gospodarce zapasami podlegającymi spisowi przez zespół. Przy czym, w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe może przeprowadzać jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Powołane zespoły spisowe dokonują w terminach określonych dla poszczególnych rejonów spisowych w planie inwentaryzacji ustalenia rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników (poprzez np. przeliczenie, mierzenie, ważenie) wspólnie z osobami odpowiedzialnymi materialnie.

W skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych powinny być powoływane osoby kompetentne, gwarantujące właściwą jakość spisów z natury i spełnienie głównych celów inwentaryzacji. Osoby takie powinny posiadać wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania wyników spisu, umiejętności oceny przydatności zapasów uszkodzonych, niepełnowartościowych oraz wiedzę w zakresie trybu postępowania z nimi.

Do zespołów spisowych oraz komisji inwentaryzacyjnej nie powinny być powoływane osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, jak również pracownicy odpowiedzialni za odcinek działalności objęty inwentaryzacją (np. pracownik księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników, kierownik zaopatrzenia, któremu podlega magazyn objęty inwentaryzacją) oraz osoby niebędące w stanie z innych względów zapewnić rzetelności i bezstronności spisu (np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych).

Przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej może być także kierownik jednostki, jednak przy uwzględnieniu zasad przedstawionych powyżej.