Zespół spisowy w firmie osoby fizycznej prowadzącej sprzedaż detaliczną

Przeprowadzony spis z natury powinien zapewnić obiektywizm w ustaleniu stanu rzeczywistego. Dlatego też, w skład zespołów spisowych nie mogą wchodzić osoby sprawujące nadzór nad spisywanymi składnikami, np. magazynier, kierownik sklepu. Mogą oni występować jedynie w roli obserwatorów. Wyniki spisu z natury są elementem oceny jakości ich pracy, jako osób odpowiedzialnych za stan inwentaryzowanych składników majątku. Dla zapewnienia bezstronności spisu nie powinny również brać w nim udziału osoby spokrewnione z osobą materialnie odpowiedzialną lub prowadzące ewidencję księgową inwentaryzowanych zapasów.

W przypadku spisu z natury bardzo ważny jest dobór osób wchodzących w skład zespołu spisowego. Powinny one znać specyfikę placówki handlowej, towarów objętych inwentaryzacją, ponieważ osoby te podczas spisu oceniają również przydatność handlową oraz użytkową zapasów.

Zarówno liczba zespołów spisowych, jak i liczebność osób w jednym zespole zależy od wielkości jednostki (powierzchni, ilości pomieszczeń), ilości posiadanego asortymentu towaru, wielkości pozostałych zapasów, zasad ich składowania.

Spis z natury może być przeprowadzany przez własny personel jednostki. Skład zespołu spisowego w małych jednostkach podaje bezpośrednio kierownik jednostki, wydając decyzję o przeprowadzeniu spisu z natury, ustalając jednocześnie jej termin, sposób przeprowadzenia oraz przedmiot spisu. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy o rachunkowości, to kierownik jednostki odpowiada za wykonanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji.

Dopuszczalne jest, aby w niewielkiej jednostce handlowej prowadzonej przez osobę fizyczną we własnym imieniu i na własne ryzyko spis z natury był przeprowadzany jednoosobowo i skontrolowany wyrywkowo przez osobę kontrolującą spis. Należy jednak pamiętać, że zawsze przy spisie z natury powinny być obecne osoby odpowiedzialne i współodpowiedzialne za inwentaryzowane mienie. Jeśli właściciel firmy jest równocześnie osobą odpowiedzialną materialnie za składniki majątku powinien być obecny przy spisie i równocześnie może być osobą dokonującą spisu z natury. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w przypadku, gdy osoby odpowiedzialne za mienie są członkami rodziny właściciela.