Inwentaryzacja bez udziału osoby materialnie odpowiedzialnej

Inwentaryzację drogą spisu z natury przeprowadzają zespoły spisowe (w składzie co najmniej dwuosobowym) powoływane na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

W przypadku gdy osoba materialnie odpowiedzialna lub współodpowiedzialna z usprawiedliwionych przyczyn nie może uczestniczyć w inwentaryzacji składników, za które ponosi odpowiedzialność, należy sięgnąć do rozwiązania, jakie daje § 22 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (Dz. U. z 1996 r. nr 143, poz. 663). Według tych przepisów w razie niemożności wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji.

Również stosownie do postanowień pkt 35 stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, jeśli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem z natury nie może w nim uczestniczyć, powiadamia o tym kierownika jednostki oraz wskazuje osobę upoważnioną do uczestniczenia w jej imieniu w spisie z natury. Jeśli osoba odpowiedzialna za zapasy objęte spisem nie wskaże osoby upoważnionej, to kierownik jednostki decyduje o celowości komisyjnego przeprowadzenia spisu z natury przez zespół w składzie co najmniej 3 osobowym. Kierownik jednostki może także wyznaczyć osobę, która podczas spisu będzie reprezentować osobę odpowiedzialną za zapasy objęte spisem.

Osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną do reprezentowania jej podczas spisu z natury, podpisuje się na arkuszu spisowym w miejscu przeznaczonym do złożenia podpisu przez osobę odpowiedzialną materialnie, dodając dopisek "z upoważnienia". Co istotne, osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną powinna również w jej imieniu złożyć oświadczenie końcowe, stwierdzające, że nie wnosi zastrzeżeń do kompletności i poprawności spisu z natury, a wszystkie znajdujące się w rejonie spisowym składniki w jej obecności ujęto w arkuszu spisu lub też stwierdzające, że wnosi ewentualne zastrzeżenia do prawidłowości spisu wraz z uzasadnieniem.

Poniżej prezentujemy przykładowy wzór upoważnienia dotyczącego reprezentowania podczas spisu z natury osoby materialnie odpowiedzialnej przez inną osobę.