Czynny magazyn podczas spisu z natury towarów

Czy podczas spisu z natury towarów magazyn powinien być zamknięty? Jeśli można w tym czasie przyjmować i wydawać towary, to jakie zastosować procedury, aby spis był rzetelny?

Jedną z podstawowych zasad inwentaryzacji jest zasada "zamkniętych drzwi". Oznacza to, że w czasie spisu z natury nie dokonuje się obrotu magazynowego lub ogranicza ten obrót do niezbędnego minimum. Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów zaleca przeprowadzanie spisu z natury w te dni, kiedy jednostka jest nieczynna albo w godzinach nocnych (por. pkt 59 ww. stanowiska). Niemniej jednak nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza gdy spis z natury trwa kilka dni, a jednostka w tym czasie musi prowadzić działalność gospodarczą, przyjmować dostawy i wydawać towary odbiorcom. Jeżeli nie można zamknąć magazynu na czas spisu z natury, to stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów w pkt 60 zaleca, aby utworzyć wyodrębniony, tymczasowy (przejściowy) magazyn na dostawy, tzw. komorę przyjęć, w którym do czasu zakończenia spisu składuje się przyjęte dostawy towarów. Po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód ujmowany jest w ewidencji księgowej zapasów. Natomiast odpowiednio wcześniej (tj. przed rozpoczęciem spisu) wskazane jest pobrać z magazynu te towary, które mogą być potrzebne do działalności podczas przeprowadzania spisu. Stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów zaleca, aby podczas spisu ewentualne wydania towarów z magazynu przez osobę odpowiedzialną odbywały się - w porozumieniu z zespołem spisowym - na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim. Odpowiednie adnotacje w takim przypadku zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do tego arkusza.

Należy zaznaczyć, że wyników spisu z natury przeprowadzonego w czynnym magazynie nie da się wprost porównać z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Wyniki te należy skorygować o przychody i rozchody, które miały miejsce podczas spisu. Dlatego tak istotne jest, aby na czas spisu ograniczyć obrót zapasami do możliwego minimum, zadbać o szczególny tryb kontroli i znakowania dowodów przychodów i rozchodów magazynowych, np. umieszczając na nich adnotację "przed spisem", "po spisie" lub stosując dla nich odrębną numerację.